Hur ansluter jag Power BI till Outlook på 5 minuter?
Utför följande steg för att ansluta Power BI till Outlook. Du behöver bara ha kunskap om Power BI, ditt eget företag och Outlook administrationen.
Outlook är ett e-postprogram från Microsoft som hanterar e-post, kalendrar, uppgifter och kontakter och stöder både online- och offlineåtkomst med robust integration för Microsoft-tjänster.
Det krävs inga tekniska kunskaper eller kunskaper om Outlook API:erna för att ansluta Outlook till Power BI. Den här steg-för-steg-planen berättar exakt vilka steg du måste gå igenom på Invantive Cloud för att skapa din egen instrumentpanel med data från Outlook.
Stegen för att ansluta Power BI till Outlook är:
- Registrera ett Invantive Cloud-konto.
- Skapa en databas Outlook.
- Gör Outlook-databasen tillgänglig via Microsoft OData-kontakten.
- Anslut Power BI till Outlook genom kontakten.
- Ladda data från Outlook till Power BI.
- Skapa din instrumentpanel.
Invantive Cloud erbjuder en Outlook kontakt för att hämta data från Outlook till Power BI, men det finns över 75 andra kontakter tillgängliga även för SQL, Power BI Desktop, Power BI Service, Power Query och/eller Azure Data Factory.
Med Outlook-kontakten för Power BI hämtar du som standard data från alla anslutna Outlook-företag i din instrumentpanel. Du kan begränsa antalet Outlook företag som hämtas i Power BI genom databasinställningarna. Du kan t.ex. också begränsa connectorn för Power BI till data från exakt ett Outlook företag. Naturligtvis kan du också filtrera uppgifterna efter ett visst Outlook företag med hjälp av ett filtersteg i Power BI. Outlook-kontakten för Power BI har avancerade optimeringar för att ge bra prestanda i realtid med både ett enda Outlook-företag och hundratals Outlook-företag.
Om du har frågor kan du titta på forumet för Outlook.
Registrera ett konto på Invantive Cloud
Hoppa över det här steget om du redan har ett konto på Invantive Cloud. I annat fall utför du följande steg en gång för att registrera ett konto på Invantive Cloud:
-
Gå till Invantive Cloud startsida.
Välj knappen Log on (Logga in).
-
Välj knappen Registrera dig.
-
Ange din e-postadress.
-
Välj knappen Nästa.
-
Ange dina personuppgifter.
-
Välj knappen Nästa.
Ange ditt lösenord och upprepa det lösenord du angett.
-
Välj knappen Nästa.
Du får en sexsiffrig verifieringskod via e-post inom två minuter.
-
Ange den sexsiffriga verifieringskoden.
-
Välj knappen Registrera dig.
-
Logga in nu.
-
Se till att du har en autentiseringsapp installerad på din telefon. Välj knappen Nästa.
-
Lägg till den visade QR-koden i autentiseringsappen, ange den aktuella verifieringskoden och välj "Slutför".
-
Hoppa över registrering av organisationen.
-
Fyll i dina personuppgifter och välj "Spara".
-
Gå till instrumentpanelen.
-
Invantive Cloud dashboard visas.
Du har nu en inloggningskod i Invantive Cloud med vilken du kan upprätta en anslutning till Outlook och många andra plattformar. Du kommer att använda samma Invantive-inloggningskod och arbetsflöde för alla andra plattformar.
Skapa Outlook databas
I det här steget konfigurerar vi en databas med data från Outlook. Databasen är "virtuell" eftersom den inte är en traditionell databas, utan matas i realtid från Outlook. Invantive Cloud förser Power BI med en realtidslänk till Outlook. Databasen kommer att användas för all din Outlook-rapportering med Power BI. Du behöver alltså bara utföra de här stegen en gång.
Du har nu en inloggningskod i Invantive Cloud med vilken du kan upprätta en anslutning till {0} och många andra plattformar. Du kommer att använda samma Invantive-inloggningskod och arbetsflöde för alla andra plattformar.
-
Klicka på knappen Add Database (Lägg till databas).
-
Välj Outlook i listan.
-
Fyll i formuläret med inloggningsuppgifter för Outlook.
Välj OK-knappen.
Grattis! Du kan nu bearbeta data från Outlook på webbplatsen Invantive Cloud. Du kan till exempel göra detta med den interaktiva SQL-redigeraren.
Bevilja anslutning från Power BI tillgång till Outlook
För att hämta data från Power BI skapar vi en länk via Invantive Bridge Online. Detta skapar en "bro" mellan Invantives moln och standard OData-kontakten som finns tillgänglig i alla versioner av Power BI. Du behöver inte installera något lokalt: ingen kontakt, ingen ado.NET-provider och inget Power BI-tillägg heller.
Utför följande steg för att säkert använda data från Outlook utanför Invantive Cloud:
Bredvid databasen finns en orange text där du uppmanas att tillåta åtkomst från din nuvarande plats (IP-adress). Välj den närliggande orange knappen.
Om du vill använda uppgifterna via webbversionerna av Power BI måste du helt avaktivera kontrollen av IP-adresser genom att ange en asterisk ("*").
Du är nu redo att importera Outlook-data till Power BI.
Konfigurera Power BI kontakt för Outlook
Du kommer nu att hämta Power BI data från Outlook genom den etablerade länken.
Utför följande steg:
-
Starta Microsoft Power BI och klicka på "Get Data".
-
Välj "OData Feed".
-
Ange Bridge Online URL för databasen Outlook i fönstret. Välj OK-knappen.
Ibland accepterar Power BI inte URL:n och en gul varningssignal visas. Lägg då till ett "/" i slutet av URL:n och ta bort det igen. Välj OK-knappen.
Ett meddelande om saknad autentisering visas om du inte tidigare har registrerat dina inloggningsuppgifter i Power BI.
-
Välj fliken "Basic" till vänster.
Ange användarnamnet för Invantive Cloud.
Ange det lösenord som du har angett för Invantive Cloud.
Du behöver inte ändra "Scope" i menyn "Choose which Level" om du inte har särskilda skäl.
Välj OK-knappen.
Du behöver bara utföra dessa steg för att länka Outlook med Power BI en gång. Från och med nu hittar du den länkade datakällan i Power BI under "Senaste källor" i menyn.
Ladda data i Power BI från Outlook
En lista med Outlook tabeller visas för användning i instrumentpanelen. Du hittar dessa tabeller och deras betydelse på documentation.invantive.com. Ett begränsat antal tabeller från Outlook-dokumentationen av Invantive är inte synliga från Power BI eftersom de har parametrar.
Utför följande steg för att läsa in data i din instrumentpanel:
Välj den tabell du vill använda i navigatorn. Du kan också välja flera tabeller samtidigt.
En förhandsvisning av data från Outlook visas till höger när du väljer en tabell.
Välj OK-knappen.
Alla data från alla valda tabeller laddas direkt av anslutningen till Power BI.
Laddningen kan ta kort eller lång tid beroende på mängden data. Första gången tar det märkbart längre tid eftersom data ännu inte finns i "cacheminnet".
Avancerade Power BI-användare kan använda knappen "Transformera" för att öka laddningshastigheten från Power BI genom att tillämpa filter.
Outlook-anslutningen cachelagrar data. Dina data lagras krypterat. Power BI hämtar ofta samma data igen, särskilt under utvecklingen av instrumentpaneler. Cachelagringen ger en märkbar acceleration. De cachelagrade data uppdateras enligt den varaktighet som du ställer in i den virtuella Outlook-databasen. Som standard är varaktigheten inställd på 4 timmar; därför får du samma data i 4 timmar via anslutningen.
Bygg en Outlook instrumentpanel
I Power BI är uppgifterna nu redo att användas i instrumentpanelen.
Nu kan du skapa dina rapporter eller instrumentpaneler.
Klicka på "Refresh" för att uppdatera Outlook-data från Invantive Bridge Online.
Ytterligare funktioner
Efter en första framgång med nya insikter genom en anpassad rapport eller analys på Outlook kommer du att skapa flera instrumentpaneler på dina Outlook-data. Det är då effektivare att använda Microsofts dataflöden så att data delas mellan de olika instrumentpanelerna inom onlineplattformen Power BI.
Du kan också använda andra Invantive-kontakter för en rapport eller analys. För detta kan du följa de steg som beskrivs ovan. Alla Power BI-kontakter i Invantive fungerar på samma sätt; endast registreringen av databasen beror på datakällan.
Slutligen kan du med Invantive Cloud också bygga programvara i form av små webbapplikationer. Denna programvara kan använda data i din databas.