Como é que ligo Power Query a Autotask em 5 minutos?

Siga os passos seguintes para ligar Power Query a Autotask. Basta ter conhecimentos sobre Power Query, o seu próprio negócio e a gestão Autotask.

O Autotask é um software na nuvem destinado à gestão de empresas de TI. O Autotask abrange os processos tradicionais da ITIL, bem como métodos introduzidos mais recentemente.

Não é necessário qualquer conhecimento técnico nem conhecimento sobre as APIs do Autotask para ligar o Autotask ao Power Query. Este guia passo a passo irá indicar-lhe exatamente quais os passos que tem de seguir na Invantive Cloud para criar o seu próprio painel de controlo com dados do Autotask.

Os passos para ligar Power Query a Autotask são os seguintes:

1. Crie uma conta na Invantive Cloud.
2. Criar uma base de dados Autotask.
3. Disponibilize a base de dados Autotask através do conector OData da Microsoft.
4. Ligue Power Query a Autotask através do conector.
5. Carregar os dados de Autotask para Power Query.
6. Crie o seu painel de controlo.

Invantive Cloud offers a Autotask connector to download data from Autotask into Power Query, but there are over 110 other connectors available also for SQL, Power BI, Power Query or Azure Data Factory.

Com o conector Autotask para Power Query, irá, por predefinição, obter os dados de todas as empresas Autotask ligadas no seu painel de controlo. Pode limitar o número de Autotask empresas que são apresentadas em Power Query através das definições da base de dados. Por exemplo, também pode limitar o conector para Power Query aos dados de exatamente uma empresa Autotask. Claro que também pode filtrar os dados por uma empresa específica Autotask utilizando um passo de filtragem em Power Query. O conector Autotask para Power Query dispõe de otimizações avançadas que garantem um excelente desempenho em tempo real, tanto com uma única empresa Autotask como com centenas de empresas Autotask.

Se tiver alguma dúvida, consulte os fóruns sobre Autotask. Todas as organizações têm direito a 1 hora de formação gratuita para as ajudar a dar os primeiros passos. Esta hora gratuita também se aplica aos planos gratuitos.

Criar uma conta na Invantive Cloud

Ignore este passo se já tiver uma conta no Invantive Cloud. Caso contrário, siga os passos seguintes uma única vez para criar uma conta no Invantive Cloud:

1. Aceda a Página inicial do Invantive Cloud.

2. Selecione o botão «Iniciar sessão».

3. Selecione o botão «Inscrever-se».

4. Introduza o seu endereço de e-mail profissional.

5. Selecione o botão «Seguinte».

6. Introduza os seus dados pessoais.

7. Selecione o botão «Seguinte».

8. Introduza a sua palavra-passe e repita a palavra-passe que introduziu.

9. Selecione o botão «Seguinte».

10. Receberá um código de verificação de seis dígitos por e-mail no prazo de 2 minutos.

11. Introduza o código de verificação de seis dígitos.

12. Selecione o botão «Inscrever-se».

13. Inicie sessão agora.

14. Certifica-te de que tens uma aplicação de autenticação instalada no teu telemóvel. Selecione o botão «Seguinte».

15. Adicione o código QR apresentado à aplicação de autenticação, introduza o código de verificação atual e selecione «Concluir».

16. Ignorar o registo da organização.

17. Preencha os seus dados pessoais e selecione «Guardar».

18. Aceda ao painel de controlo.

19. Será apresentado o painel de controlo do Invantive Cloud.

Já dispõe de um código de acesso na Invantive Cloud, com o qual pode configurar a ligação com Autotask e inúmeras outras plataformas. Utilizará o mesmo código de acesso e o mesmo fluxo de trabalho da Invantive para todas as outras plataformas.

Criar a base de dados Autotask

Nesta etapa, configuramos uma base de dados com dados provenientes de Autotask. A base de dados é «virtual» porque não se trata de uma base de dados tradicional, mas é alimentada em tempo real a partir de Autotask. O Invantive Cloud fornece ao Power Query uma ligação em tempo real ao Autotask. A base de dados será utilizada para todos os seus relatórios do Autotask no Power Query. Por isso, só precisa de realizar estes passos uma vez.

Já dispõe de um código de acesso na Invantive Cloud, com o qual pode configurar a ligação com {0} e inúmeras outras plataformas. Utilizará o mesmo código de acesso e o mesmo fluxo de trabalho da Invantive para todas as outras plataformas.

1. Clique no botão Adicionar base de dados.

2. Selecione Autotask da lista.

3. Por favor, preencha o formulário com os dados de início de sessão para Autotask.

4. Selecione o botão «OK».

Parabéns! Já pode processar dados do Autotask no site da Invantive Cloud. Pode fazê-lo, por exemplo, com o editor SQL interativo.

Conceder acesso de Power Query a Autotask

Para recuperar os dados do Power Query, criamos uma ligação através do Invantive Bridge Online. Isto cria uma «ponte» entre a nuvem da Invantive e o conector OData padrão que está disponível em todas as versões do Power Query. Não é necessário instalar nada localmente: nem conector, nem fornecedor ADO.NET, nem complemento do Power Query.

Siga os passos seguintes para utilizar com segurança os dados de Autotask fora do Invantive Cloud:

1. Ao lado da base de dados, encontrará um texto a laranja a solicitar que autorize o acesso a partir da sua localização atual (endereço IP). Selecione o botão laranja que se encontra nas proximidades.

2. Se pretender utilizar os dados através das versões web do Power Query, deve desativar completamente a verificação do endereço IP, introduzindo um asterisco («*»).

Já está pronto para importar os dados Autotask para Power Query.

Configurar o conector Power Query para Autotask

Vai agora importar os dados Power Query de Autotask através da ligação estabelecida.

Siga os seguintes passos:

1. Inicie o Microsoft Power Query e clique em «Obter dados».

2. Selecione «OData Feed».

3. Introduza o URL do Bridge Online da base de dados Autotask na janela. Selecione o botão «OK».

4. Por vezes, o Power Query não aceita o URL e aparece um sinal de aviso amarelo. Nesse caso, adicione um «/» ao final do URL e volte a removê-lo. Selecione o botão «OK».

5. Será apresentada uma mensagem a indicar que a autenticação não foi efetuada, caso não tenha registado previamente as suas credenciais de início de sessão em Power Query.

6. Selecione o separador «Básico» à esquerda.

7. Introduza o nome de utilizador para o Invantive Cloud.

8. Introduza a palavra-passe que definiu para o Invantive Cloud.

9. Não é necessário alterar a opção «Âmbito» no menu «Escolher o nível», a menos que tenha motivos específicos para o fazer.

10. Selecione o botão «OK».

Só é necessário seguir estes passos para associar Autotask a Power Query uma única vez. A partir de agora, encontrará a fonte de dados associada em Power Query, na secção «Fontes recentes» do menu.

Carregar dados em Power Query a partir de Autotask

É apresentada uma lista de Autotask tabelas para utilizar no seu painel de controlo. Pode consultar estas tabelas e o seu significado em documentation.invantive.eu. Um número limitado de tabelas da documentação Autotask da Invantive não está visível a partir de Power Query, uma vez que contêm parâmetros.

Siga os passos seguintes para carregar dados no seu painel de controlo:

1. Selecione a tabela que pretende utilizar no Navegador. Também pode selecionar várias tabelas de uma só vez.

2. Quando seleciona uma tabela, é apresentada à direita uma pré-visualização dos dados de Autotask.

3. Selecione o botão «OK».

4. Todos os dados de todas as tabelas selecionadas são carregados diretamente pelo conector para Power Query.

5. O carregamento pode demorar pouco ou muito tempo, dependendo da quantidade de dados. Na primeira vez, demora visivelmente mais tempo, de qualquer forma, porque os dados ainda não se encontram na «memória cache».

6. Os utilizadores avançados do Power Query podem utilizar o botão «Transformar» para aumentar a velocidade de carregamento do Power Query através da aplicação de filtros.

A ligação Autotask armazenará os dados em cache. Os seus dados serão armazenados encriptados. O Power Query, especialmente durante o desenvolvimento do painel, recupera frequentemente os mesmos dados. Este cache proporciona uma aceleração notável. Os dados armazenados em cache são atualizados de acordo com o período de tempo que definir na base de dados virtual Autotask. Por predefinição, o período de tempo está definido para 4 horas; por conseguinte, receberá os mesmos dados durante 4 horas através da ligação.

Criar um painel de controlo Autotask

Em Power Query, os dados já estão prontos para serem utilizados no painel de controlo.

Agora, crie os seus relatórios ou painéis de controlo.

Clique em «Atualizar» para atualizar os dados de Autotask a partir do Invantive Bridge Online.

Funcionalidades adicionais

Após um sucesso inicial com novas perspetivas obtidas através de um relatório ou análise personalizada no Autotask, irá criar vários painéis com base nos seus dados do Autotask. Nessa altura, é mais eficiente utilizar os fluxos de dados da Microsoft, para que os dados sejam partilhados entre os diferentes painéis na plataforma online Power Query.

Também pode utilizar outros conectores da Invantive para um Relatório ou uma análise. Para tal, pode seguir os passos descritos acima. Todos os conectores Power Query da Invantive funcionam da mesma forma; apenas o registo da base de dados depende da fonte de dados.

Por fim, com o Invantive Cloud, também pode criar software sob a forma de pequenas aplicações web. Este software pode utilizar os dados da sua base de dados.