Jak połączyć Power Query z Autotask w 5 minut?

Wykonaj następujące kroki, aby połączyć Power Query z Autotask. Wystarczy wiedza o Power Query, własnym biznesie i administracji Autotask.

Autotask to oprogramowanie w chmurze do zarządzania biznesem IT. Autotask obejmuje zarówno tradycyjne procesy ITIL, jak i ostatnio wprowadzone metody.

Nie jest potrzebna żadna wiedza techniczna ani wiedza na temat interfejsów API Autotask, aby połączyć Autotask z Power Query. Ten plan krok po kroku powie Ci dokładnie, jakie kroki musisz przejść w Invantive Cloud, aby stworzyć własny dashboard z danymi z Autotask.

Kroki łączące Power Query z Autotask to:

1. Zarejestruj konto Invantive Cloud.
2. Utwórz bazę danych Autotask.
3. Udostępnienie bazy danych Autotask poprzez złącze Microsoft OData.
4. Podłącz Power Query do Autotask przez złącze.
5. Wczytaj dane z Autotask do Power Query.
6. Zbuduj swoją tablicę rozdzielczą.

Invantive Cloud oferuje Autotask konektor do pobierania danych z Autotask do Power Query, ale istnieje ponad 75 innych konektorów dostępnych również dla SQL, Power BI Desktop, Power BI Service, Power Query i/lub Azure Data Factory.

Za pomocą złącza Autotask dla Power Query domyślnie pobierzesz dane ze wszystkich połączonych firm Autotask z pulpitu nawigacyjnego. Możesz ograniczyć liczbę Autotask firm, które są pobierane w Power Query poprzez ustawienia bazy danych. Możesz na przykład ograniczyć łącznik dla Power Query do danych z dokładnie jednej firmy Autotask. Oczywiście można też filtrować dane po konkretnej firmie Autotask używając kroku filtrującego w Power Query. Konektor Autotask dla Power Query posiada zaawansowane optymalizacje zapewniające świetną wydajność w czasie rzeczywistym zarówno z pojedynczą firmą Autotask, jak i z setkami firm Autotask.

Gdy masz pytania, sprawdź fora dla Autotask. Każda organizacja ma prawo do 1 godziny bezpłatnego szkolenia, które pomoże Ci rozpocząć działalność. Ta bezpłatna godzina dotyczy również bezpłatnych planów.

Zarejestruj konto w Invantive Cloud

Pomiń ten krok, jeśli masz już konto w Invantive Cloud. W przeciwnym razie wykonaj poniższe kroki jeden raz, aby zarejestrować konto w Invantive Cloud:

1. Przejdź do strony początkowej Invantive Cloud.

2. Wybierz przycisk Log on.

3. Wybierz przycisk Sign Up.

4. Wpisz swój służbowy adres e-mail.

5. Wybierz przycisk Next.

6. Wprowadź swoje dane osobowe.

7. Wybierz przycisk Next.

8. Wpisz swoje hasło i powtórz wprowadzone hasło.

9. Wybierz przycisk Next.

10. W ciągu 2 minut otrzymasz e-mailem sześciocyfrowy kod weryfikacyjny.

11. Wprowadź sześciocyfrowy kod weryfikacyjny.

12. Wybierz przycisk Sign Up.

13. Zaloguj się teraz.

14. Upewnij się, że masz zainstalowaną na telefonie aplikację do uwierzytelniania. Wybierz przycisk Next.

15. Dodaj wyświetlony kod QR do aplikacji uwierzytelniającej, wprowadź aktualny kod weryfikacyjny i wybierz "Zakończ".

16. Pomiń rejestrację organizacji.

17. Uzupełnij swoje dane osobowe i wybierz "Zapisz".

18. Przejdź do tablicy rozdzielczej.

19. Zostanie wyświetlony panel Invantive Cloud dashboard.

Masz teraz kod logowania na Invantive Cloud, za pomocą którego możesz skonfigurować połączenie z Autotask i wieloma innymi platformami. Będziesz używać tego samego kodu logowania Invantive i przepływu pracy dla wszystkich innych platform.

Utwórz Autotask bazę danych

W tym kroku konfigurujemy bazę danych z danymi z Autotask. Baza danych jest "wirtualna", ponieważ nie jest tradycyjną bazą danych, ale jest zasilana w czasie rzeczywistym z Autotask. Invantive Cloud zapewnia Power Query połączenie w czasie rzeczywistym z Autotask. Baza danych będzie używana do wszystkich raportów z Autotask z Power Query. Tak więc te kroki trzeba wykonać tylko raz.

Masz teraz kod logowania na Invantive Cloud, za pomocą którego możesz skonfigurować połączenie z {0} i wieloma innymi platformami. Będziesz używać tego samego kodu logowania Invantive i przepływu pracy dla wszystkich innych platform.

1. Kliknij przycisk Dodaj bazę danych.

2. Wybierz Autotask z listy.

3. Prosimy o wypełnienie formularza z danymi do logowania dla Autotask.

4. Wybierz przycisk OK.

Gratulacje! Możesz teraz przetwarzać dane z Autotask w ramach witryny Invantive Cloud. Możesz to zrobić na przykład za pomocą interaktywnego edytora SQL.

Przyznanie połączenia z Power Query dostępu do Autotask

Aby pobrać dane z Power Query tworzymy połączenie poprzez Invantive Bridge Online. Tworzy to "most" pomiędzy chmurą Invantive a standardowym konektorem OData, który jest dostępny w każdej wersji Power Query. Nie trzeba niczego instalować lokalnie: żadnego konektora, żadnego dostawcy ado.NET ani żadnego dodatku do Power Query.

Wykonaj następujące kroki, aby bezpiecznie korzystać z danych z Autotask poza Invantive Cloud:

1. Obok bazy danych znajduje się pomarańczowy napis z prośbą o zezwolenie na dostęp z bieżącej lokalizacji (adres IP). Wybierz pobliski pomarańczowy przycisk.

2. Jeśli chcesz korzystać z danych poprzez wersje internetowe Power Query, musisz całkowicie wyłączyć sprawdzanie adresu IP, wpisując gwiazdkę ("*").

Teraz jesteś gotowy do zaimportowania danych Autotask do Power Query.

Skonfiguruj Power Query złącze dla Autotask

Teraz będziesz wciągał dane Power Query z Autotask przez ustanowione łącze.

Wykonaj następujące czynności:

1. Uruchom program Microsoft Power Query i kliknij na "Pobierz dane".

2. Wybierz "OData Feed".

3. W oknie należy wpisać adres URL Bridge Online bazy danych Autotask. Wybierz przycisk OK.

4. Czasami Power Query nie akceptuje adresu URL i pojawia się żółty znak ostrzegawczy. Jeśli tak, dodaj '/' na koniec adresu URL i usuń go ponownie. Wybierz przycisk OK.

5. Komunikat o braku uwierzytelnienia pojawi się, jeśli wcześniej nie zapisano danych uwierzytelniających do logowania w Power Query.

6. Wybierz zakładkę "Basic" po lewej stronie.

7. Wprowadź nazwę użytkownika dla Invantive Cloud.

8. Wprowadź hasło, które zostało ustawione dla Invantive Cloud.

9. Nie musisz zmieniać "Zakresu" w menu "Wybierz, który poziom", chyba że masz szczególne powody.

10. Wybierz przycisk OK.

Wystarczy raz wykonać te czynności, aby połączyć Autotask z Power Query. Od tej pory powiązane źródło danych znajdziesz w Power Query pod "Recent Sources" w menu.

Załaduj dane do Power Query z Autotask

Pojawia się lista Autotask tabel do wykorzystania w Twoim pulpicie nawigacyjnym. Tablice te i ich znaczenie można znaleźć na stronie documentation.invantive.com. Ograniczona liczba tabel z Autotask dokumentacji Invantive nie jest widoczna z Power Query, ponieważ mają parametry.

Wykonaj następujące kroki, aby załadować dane do swojego pulpitu:

1. Wybierz w Nawigatorze tabelę, której chcesz użyć. Możesz także wybrać wiele tabel jednocześnie.

2. Po prawej stronie po wybraniu tabeli pojawia się podgląd danych z Autotask.

3. Wybierz przycisk OK.

4. Wszystkie dane ze wszystkich wybranych tabel są ładowane bezpośrednio przez konektor do Power Query.

5. Ładowanie może trwać krótko lub długo w zależności od ilości danych. Za pierwszym razem i tak trwa zauważalnie dłużej, ponieważ dane nie są jeszcze w "cache".

6. Zaawansowani użytkownicy Power Query mogą użyć przycisku "Transform", aby zwiększyć prędkość ładowania z Power Query poprzez zastosowanie filtrów.

Połączenie Autotask będzie buforować dane. Twoje dane będą przechowywane w sposób zaszyfrowany. Power Query, szczególnie podczas tworzenia dashboardu, często pobiera te same dane ponownie. Ta pamięć podręczna zapewnia zauważalne przyspieszenie. Dane w pamięci podręcznej są odświeżane zgodnie z czasem trwania, który ustawisz w wirtualnej bazie Autotask. Domyślnie czas trwania jest ustawiony na 4 godziny, dlatego będziesz otrzymywać te same dane przez 4 godziny za pośrednictwem połączenia.

Zbuduj tablicę rozdzielczą Autotask

W Power Query dane są już gotowe do użycia w tablicy rozdzielczej.

Teraz zbuduj swoje raporty lub dashboardy.

Kliknij "Refresh", aby odświeżyć dane Autotask z Invantive Bridge Online.

Dodatkowe funkcje

Po początkowym sukcesie z nowymi spostrzeżeniami poprzez niestandardowy raport lub analizę na Autotask, zamierzasz stworzyć wiele pulpitów nawigacyjnych na swoich danych Autotask. Wtedy bardziej efektywne jest użycie przepływów danych Microsoft, aby dane były współdzielone między różnymi pulpitami nawigacyjnymi w ramach platformy online Power Query.

Możesz również użyć innych konektorów Invantive do raportu lub analizy. W tym celu możesz wykonać kroki opisane powyżej. Wszystkie konektory Power Query Invantive działają identycznie; jedynie rejestracja bazy danych zależy od źródła danych.

Wreszcie, korzystając z Invantive Cloud możesz również budować oprogramowanie w postaci małych aplikacji internetowych. Oprogramowanie to może korzystać z danych znajdujących się w Twojej bazie danych.