Apps

Hoe verbind ik Power BI met Exact Online?

Volg deze stappen om eenvoudig een koppeling te maken vanuit Power BI met Exact Online. U heeft alleen kennis van Power BI en uw eigen bedrijf en Exact Online administratie nodig. Er is geen technische kennis nodig of kennis van de Exact Online API's om te koppelen. Dit stappenplan vertelt u precies welke acties u moet doorlopen op Invantive Cloud om uw eigen dashboard te kunnen maken met gegevens uit Exact Online.

De stappen voor het koppelen van Power BI met Exact Online zijn:

  1. Registreer een Invantive Cloud account.
  2. Maak een Exact Online database.
  3. Open de Exact Online database voor de Microsoft OData connector.
  4. Koppel Power BI met Exact Online via de connector.
  5. Laad data vanuit Exact Online in Power BI.
  6. Bouw dashboard.

Invantive Cloud biedt een Exact Online connector om gegevens vanuit Exact Online te downloaden, maar er zijn nog ruim 70 andere connectoren beschikbaar voor SQL, Power BI, Power Query of Azure Data Factory.

Met de Exact Online connector haalt u standaard de gegevens op uit alle gekoppelde Exact Online administraties in uw dashboard. U kunt het aantal administraties dat opgehaald wordt beperken via de Database instellingen. Zo kunt u de BI connector voor Exact Online ook beperken tot de gegevens uit precies één Exact Online administratie. Uiteraard kunt u de data ook filteren op administratie via de filterstap in Power BI.

Als u vragen heeft, neem dan contact op met Invantive via het e-mailadres info@invantive.com, telefonisch via +31 88 00 26 599. Of kijk op de forums voor Exact Online. Elke organisatie heeft recht op 1 uur gratis uitleg om u op gang te helpen. Dit gratis uur uitleg geldt ook voor gratis abonnementen.

Registratie op Invantive Cloud

Sla deze stap over als u al een account heeft op Invantive Cloud. Voer anders eenmalig de volgende stappen uit om een account op Invantive Cloud te registreren:

  1. Ga naar de startpagina van Invantive Cloud.

  2. Kies "Aanmelden".

  3. Kies "Inschrijven".

  4. Voer uw e-mailadres in.

  5. Kies "Volgende".

  6. Voer uw persoonlijke gegevens in.

  7. Kies "Volgende".

  8. Voer uw wachtwoord in en herhaal het ingevoerde wachtwoord.

  9. Kies "Volgende".

  10. U ontvangt binnen 2 minuten per e-mail een verificatiecode van 6 cijfers.

  11. Tik de 6-cijferige verificatiecode over.

  12. Zorg dat u op uw telefoon een authenticatie-app hebt geinstalleerd en kies "Volgende stap".

  13. Voeg de getoonde QR-code toe aan de authenticatie-app, vul de huidige verificatiecode in en kies "Afronden".

  14. Sla registratie van de organisatie over.

  15. Completeer uw persoonlijke gegevens en kies "Opslaan".

  16. Ga naar het dashboard.

  17. Het Invantive Cloud dashboard wordt getoond.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de koppeling met Exact Online en talrijke andere platformen kunt instellen. U gebruikt dezelfde aanmeldcode voor alle platformen.

Aanmaken virtuele Exact Online database

In deze stap gaan we een virtuele database met gegevens uit Exact Online instellen. De database is "virtueel" omdat het geen traditionele database is, maar real-time gevoed wordt uit Exact Online. De database wordt gebruikt voor al uw Exact Online rapportages. U hoeft deze stappen dus maar 1x uit te voeren.

Voer de volgende stappen uit:

  1. Kies de Database toevoegen-knop.

  2. Selecteer Exact Online uit de lijst.

  3. Vul het formulier in met aanmeldgegevens voor Exact Online.

  4. Kies de OK-knop.

Gefeliciteerd! U kunt nu binnen de Invantive Cloud website gegevens uit Exact Online verwerken. Dat kan bijvoorbeeld met de interactieve SQL editor. Om de gegevens vanuit Power BI te kunnen ophalen maken we een koppeling via Invantive Bridge Online. Deze slaat een "brug" tussen de cloud van Invantive en de standaard OData-connector die in elke versie van Power BI beschikbaar is. U hoeft dus lokaal niks te installeren: geen connector, geen ado.NET provider en ook geen Power BI add-on. U kunt deze Microsoft OData-connector ook meteen gebruiken vanuit Power BI web.

Exact Online database openstellen via OData

Om de gegevens vanuit Power BI te kunnen ophalen maken we een koppeling via Invantive Bridge Online. Deze slaat een "brug" tussen de cloud van Invantive en de standaard OData-connector die in elke versie van Power BI beschikbaar is. U hoeft dus lokaal niks te installeren: geen connector, geen ado.NET provider en ook geen Power BI add-on. U kunt deze Microsoft OData-connector ook meteen gebruiken vanuit Power BI web.

Voer de volgende stappen uit om de gegevens uit Exact Online op een veilige wijze ook buiten Invantive Cloud te kunnen gebruiken:

  1. Bij de virtuele database staat een oranje tekst die u oproept om gebruik vanaf uw huidige locatie (IP-adres) toe te staan. Kies deze oranje knop.

  2. Als u de gegevens via de web versies van Power wilt gebruiken, dan moet u de controle op IP-adres volledig uitschakelen door een sterretje ("*") in te voeren.

  3. Kies de Opslaan-knop om gebruik van de locatie(s) toe te staan.

U bent nu klaar om de Exact Online gegevens te downloaden in Power BI.

Power BI connector instellen voor Exact Online

U gaat nu in Power BI de gegevens binnenhalen uit Exact Online via de gelegde koppeling.

Voer de volgende stappen uit:

  1. Start Microsoft Power BI en klik op "Haal Data".

  2. Kies "OData Feed".

  3. Voer in het venster de Bridge Online URL van de virtuele Exact Online database in en kies de OK-knop.

  4. Soms accepteert Power BI de URL niet en verschijnt er een geel waarschuwingsteken. Voeg dan een '/' aan het einde van de URL toe en kies nogmaals de OK-knop.

  5. Een melding over ontbrekende authenticatie zal verschijnen als u uw aanmeldgegevens niet eerder hebt vastgelegd in Power BI.

  6. Selecteer het tab "Basis" aan de linkerkant.

  7. Voer de gebruikersnaam in voor Invantive Cloud.

  8. Voer het wachtwoord in dat u ingesteld heeft voor Invantive Cloud.

  9. De "scope" bij het menu "Kies welk niveau" hoeft u niet te wijzigen tenzij u specifieke redenen heeft.

  10. Kies de OK-knop.

Deze stappen voor het koppelen van Exact Online met Power BI hoeft u maar 1x uit te voeren. Vanaf nu vindt u de koppeling terug in Power BI onder "Recente bronnen" in het menu.

Data Laden in Power BI vanuit Exact Online

Een lijst van Exact Online tabellen verschijnt voor gebruik in uw dashboard. U kunt deze tabellen en hun betekenis ook doorzoekbaar terugvinden op documentation.invantive.com. Een beperkt aantal tabellen uit de Exact Online documentatie van Invantive zijn niet zichtbaar vanuit Power BI omdat ze parameters hebben.

Voer de volgende stappen uit om data te laden in uw dashboard:

  1. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken in de Navigator. U kunt ook meerdere tabellen tegelijk kiezen.

  2. Een preview van de gevens vanuit Exact Online verschijnt recht als u een tabel aanklikt.

  3. Kies de OK-knop.

  4. Alle gegevens van alle geselecteerde tabellen worden direct door de connector in Power BI geladen.

  5. Het laden kan afhankelijk van de hoeveelheid data kort of lang duren. De eerste keer duurt het sowieso aanmerkelijk langer omdat de gegevens dan nog niet in de "cache" staan.

  6. Gevorderde Power BI gebruikers kunnen met de "Transformatie"-knop de laadsnelheid vanuit Power BI verhogen door filters toe te passen.

De Exact Online koppeling zal de gegevens in een cache plaatsen. Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen. Power BI haalt vooral tijdens het ontwikkelen van dashboards vaak dezelfde gegevens opnieuw op. Deze cache zorgt voor een merkbare versnelling. De gegevens in de cache worden opnieuw aangeboden volgens de duur die u bij de virtuele Exact Online database heeft ingesteld. Standaard staat de duur op 4 uur; u krijgt dus 4 uur lang dezelfde gegevens binnen via de koppeling.

Exact Online Dashboard Bouwen

In Power BI staan nu de gegevens klaar voor gebruik in het dashboard.

Bouw nu uw rapporten of dashboards.

Klik op "Verversen" om de Exact Online data vanuit Invantive Bridge Online te verversen.

Andere mogelijkheden

Na een eerste succes met nieuwe inzichten door een eigen rapportage of analyse op Exact Online, gaat u meerdere dashboards maken op uw Exact Online gegevens. Het is dan efficienter om gebruik te maken van Microsoft data flows zodat de gegevens tussen de verschillende dashboards gedeeld worden binnen het online Power BI platform.

Ook gaat u misschien andere Invantive connectoren gebruiken voor een rapportage of analyse. U kunt hiervoor de boven beschreven stappen volgen. Alle Power BI connectoren van Invantive werken identiek; alleen de registratie van de virtuele database is afhankelijk van de databron.

Tenslotte kunt u met Invantive Cloud ook software bouwen in de vorm van kleine webapplicaties. Deze software kan de data in uw database gebruiken.