Hoe verbind ik Power BI met Exact Online binnen 5 minuten?

Voer de volgende stappen uit om Power BI met Exact Online te verbinden. U heeft alleen kennis nodig van Power BI, uw eigen bedrijf en de Exact Online administratie.

Exact Online is cloudsoftware voor de boekhouding en ERP. In Nederland biedt Exact Online ook online salarissoftware. Het wordt gebruikt voor ongeveer 400.000 bedrijven.

Er is geen technische kennis nodig, noch kennis van de Exact Online API's om Exact Online met Power BI te verbinden. Dit stappenplan vertelt u precies welke stappen u moet doorlopen op Invantive Cloud om uw eigen dashboard te maken met data uit Exact Online.

De stappen om Power BI te verbinden met Exact Online zijn:

1. Registreer een Invantive Cloud-account.
2. Maak een Exact Online-database.
3. Maak de Exact Online-database beschikbaar via de Microsoft OData-connector.
4. Verbind Power BI met Exact Online via de connector.
5. Laad gegevens van Exact Online in Power BI.
6. Bouw uw dashboard.

Invantive Cloud biedt een Exact Online connector om gegevens van Exact Online naar Power BI te downloaden, maar er zijn ook meer dan 75 andere connectoren beschikbaar voor SQL, Power BI Desktop, Power BI Service, Power Query en/of Azure Data Factory.

Met de Exact Online connector voor Power BI haalt u standaard de gegevens van alle verbonden Exact Online bedrijven in uw dashboard op. U kunt het aantal Exact Online administraties dat wordt opgehaald in Power BI beperken via de Database-instellingen. Als voorbeeld kunt u de connector voor Power BI ook beperken tot de gegevens van precies één Exact Online bedrijf. Natuurlijkt kunt u de gegevens ook op een specifiek Exact Online bedrijf filteren met behulp van een filterstap in Power BI. De Exact Online-connector voor Power BI heeft geavanceerde optimalisaties voor geweldige realtime prestaties voor zowel een enkel Exact Online bedrijf als bij honderden Exact Online bedrijven.

Als u vragen heeft, kijk dan op de forums voor Exact Online Elke organisatie heeft recht op 1 uur gratis training om u op weg te helpen. Dit gratis uur geldt ook voor gratis abonnementen.

Registreer een Account op Invantive Cloud

Sla deze stap over als u al een account heeft op Invantive Cloud. Voer anders één keer de volgende stappen uit om een account op Invantive Cloud te registreren:

1. Ga naar Invantive Cloud startpagina.

2. Selecteer de Aanmeldknop.

3. Selecteer de Inschrijven-knop.

4. Voer uw zakelijke e-mailadres in.

5. Selecteer de Volgende-knop.

6. Vul uw persoonlijke gegevens in.

7. Selecteer de Volgende-knop.

8. Voer uw wachtwoord in en herhaal het wachtwoord dat u hebt ingevoerd.

9. Selecteer de Volgende-knop.

10. U ontvangt binnen 2 minuten een zescijferige verificatiecode per e-mail.

11. Voer de zescijferige verificatiecode in.

12. Selecteer de Inschrijven-knop.

13. Meld u nu aan.

14. Zorg ervoor dat u een authenticatie-app op uw telefoon heeft geïnstalleerd. Selecteer de Volgende-knop.

15. Voeg de weergegeven QR-code toe aan de authenticatie-app, voer de huidige verificatiecode in en kies "Voltooien".

16. Sla de registratie van de organisatie over.

17. Vul uw persoonlijke gegevens in en kies "Opslaan".

18. Ga naar het dashboard.

19. Het Invantive Cloud-dashboard wordt weergegeven.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de koppeling met Exact Online en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

Maak Exact Online database

In deze stap zetten we een database op met gegevens uit Exact Online. De database is "virtueel" omdat het geen traditionele database is, maar realtime wordt gevoed vanuit Exact Online. Invantive Cloud biedt Power BI een realtime koppeling naar Exact Online. De database wordt gebruikt voor al uw Exact Online rapportages met Power BI. U hoeft deze stappen dus maar één keer uit te voeren.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de koppeling met {0} en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

1. Klik op de Knop Database toevoegen.

2. Selecteer Exact Online in de lijst.

3. Vul het formulier in met aanmeldgegevens voor Exact Online.

4. Selecteer de OK-knop.

Gefeliciteerd! Je kunt nu gegevens van Exact Online verwerken binnen de Invantive Cloud-website. U kunt dit bijvoorbeeld doen met de interactieve SQL-editor.

Verleen verbinding van Power BI toegang tot Exact Online

Om de gegevens van Power BI op te halen maken we een koppeling via Invantive Bridge Online. Hiermee wordt een "brug" geslagen tussen de cloud van Invantive en de standaard OData-connector die in elke versie van Power BI beschikbaar is. U hoeft niets lokaal te installeren: geen connector, geen ado.NET-provider en ook geen Power BI-add-on.

Voer de volgende stappen uit om veilig de gegevens van Exact Online buiten Invantive Cloud te gebruiken:

1. Naast de database vindt u een oranje tekst waarin u wordt gevraagd toegang te verlenen vanaf uw huidige locatie (IP-adres). Selecteer de nabijgelegen oranje knop.

2. Als u de gegevens via de webversies van Power BI wilt gebruiken, moet u de IP-adrescontrole volledig uitschakelen door een asterisk ("*") in te voeren.

U bent nu klaar om de Exact Online-gegevens in Power BI te importeren.

Configureer Power BI-connector voor Exact Online

U haalt nu Power BI gegevens van Exact Online binnen via de gemaakte koppeling.

Voer de volgende stappen uit:

1. Start Microsoft Power BI en klik op 'Get Data'.

2. Kies 'OData-feed'.

3. Voer de Bridge Online-URL van de Exact Online-database in het venster in. Selecteer de OK-knop.

4. Soms accepteert Power BI de URL niet en verschijnt er een geel waarschuwingsicoon. Voeg in dat geval een '/' toe aan het einde van de URL en verwijder deze weer. Selecteer de OK-knop.

5. Er verschijnt een bericht over ontbrekende authenticatie als u uw aanmeldgegevens nog niet eerder in Power BI heeft vastgelegd.

6. Selecteer het tabblad "Basis" aan de linkerkant.

7. Voer de gebruikersnaam voor Invantive Cloud in.

8. Voer het wachtwoord in dat u heeft ingesteld voor Invantive Cloud.

9. U hoeft de "Scope" onder het menu "Kies welk niveau" niet te wijzigen, tenzij u specifieke redenen heeft.

10. Selecteer de OK-knop.

U hoeft deze stappen maar één keer uit te voeren om Exact Online aan Power BI te koppelen. Vanaf nu vind u de gekoppelde gegevensbron in Power BI onder 'Recente bronnen' in het menu.

Gegevens laden in Power BI van Exact Online

Er verschijnt een lijst met Exact Online tabellen voor gebruik in uw dashboard. U kunt deze tabellen en hun betekenis vinden op documentation.invantive.com. Een beperkt aantal tabellen uit de Exact Online documentatie van Invantive zijn niet zichtbaar vanuit Power BI omdat ze parameters hebben.

Voer de volgende stappen uit om gegevens in uw dashboard te laden:

1. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken in de Navigator. U kunt ook meerdere tabellen tegelijk selecteren.

2. Rechts verschijnt een voorbeeld van de gegevens van Exact Online wanneer u een tabel selecteert.

3. Selecteer de OK-knop.

4. Alle gegevens van alle geselecteerde tabellen worden rechtstreeks door de connector in Power BI geladen.

5. Het laden kan kort of lang duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. De eerste keer duurt het altijd merkbaar langer omdat de gegevens nog niet in de "cache" zitten.

6. Geavanceerde Power BI-gebruikers kunnen de knop 'Transformeren' gebruiken om de laadsnelheid van Power BI te verhogen door filters toe te passen.

De Exact Online-verbinding slaat de gegevens op in de cache. Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen. Power BI, vooral tijdens dashboardontwikkeling, haalt vaak dezelfde gegevens opnieuw op. Deze cache zorgt voor een merkbare versnelling. De gegevens in de cache worden vernieuwd volgens de duur die u instelt in de virtuele Exact Online-database. Standaard is de duur ingesteld op 4 uur; Om deze reden ontvangt u 4 uur lang dezelfde gegevens via de verbinding.

Een Exact Online-dashboard maken

In Power BI zijn de gegevens nu klaar voor gebruik in het dashboard.

Bouw nu uw rapporten of dashboards.

Klik op "Vernieuwen" om de Exact Online gegevens van Invantive Bridge Online te vernieuwen.

Aanvullende functies

Na een aanvankelijk succes met nieuwe inzichten via een aangepast rapport of analyse op Exact Online, gaat u meerdere dashboards maken op uw Exact Online-gegevens. Het is dan efficiënter om Microsoft-gegevensstromen te gebruiken, zodat de gegevens worden gedeeld tussen de verschillende dashboards binnen het online Power BI-platform.

U kunt ook andere Invantive connectoren gebruiken voor een rapport of analyse. Hiervoor kunt u de hierboven beschreven stappen volgen. Alle Power BI connectoren van Invantive werken identiek; alleen de registratie van de database is afhankelijk van de gegevensbron.

Tot slot kun u met Invantive Cloud ook software bouwen in de vorm van kleine webapplicaties. Deze software kan de gegevens in uw database gebruiken.