Hoe verbind ik Power Query met Autotask binnen 5 minuten?

Voer de volgende stappen uit om Power Query met Autotask te verbinden. U heeft alleen kennis nodig van Power Query, uw eigen bedrijf en de Autotask administratie.

Autotask is cloudsoftware voor IT-bedrijfsbeheer. Autotask ondersteunt zowel traditionele ITIL-processen als modernere methoden.

Er is geen technische kennis nodig, noch kennis van de Autotask API's om Autotask met Power Query te verbinden. Dit stappenplan vertelt u precies welke stappen u moet doorlopen op Invantive Cloud om uw eigen dashboard te maken met data uit Autotask.

De stappen om Power Query te verbinden met Autotask zijn:

1. Registreer een Invantive Cloud-account.
2. Maak een Autotask-database.
3. Maak de Autotask-database beschikbaar via de Microsoft OData-connector.
4. Verbind Power Query met Autotask via de connector.
5. Laad gegevens van Autotask in Power Query.
6. Bouw uw dashboard.

Invantive Cloud biedt een Autotask connector om gegevens van Autotask naar Power Query te downloaden, maar er zijn ook meer dan 75 andere connectoren beschikbaar voor SQL, Power BI Desktop, Power BI Service, Power Query en/of Azure Data Factory.

Met de Autotask connector voor Power Query haalt u standaard de gegevens van alle verbonden Autotask bedrijven in uw dashboard op. U kunt het aantal Autotask administraties dat wordt opgehaald in Power Query beperken via de Database-instellingen. Als voorbeeld kunt u de connector voor Power Query ook beperken tot de gegevens van precies één Autotask bedrijf. Natuurlijkt kunt u de gegevens ook op een specifiek Autotask bedrijf filteren met behulp van een filterstap in Power Query. De Autotask-connector voor Power Query heeft geavanceerde optimalisaties voor geweldige realtime prestaties voor zowel een enkel Autotask bedrijf als bij honderden Autotask bedrijven.

Als u vragen heeft, kijk dan op de forums voor Autotask Elke organisatie heeft recht op 1 uur gratis training om u op weg te helpen. Dit gratis uur geldt ook voor gratis abonnementen.

Registreer een Account op Invantive Cloud

Sla deze stap over als u al een account heeft op Invantive Cloud. Voer anders één keer de volgende stappen uit om een account op Invantive Cloud te registreren:

1. Ga naar Invantive Cloud startpagina.

2. Selecteer de Aanmeldknop.

3. Selecteer de Inschrijven-knop.

4. Voer uw zakelijke e-mailadres in.

5. Selecteer de Volgende-knop.

6. Vul uw persoonlijke gegevens in.

7. Selecteer de Volgende-knop.

8. Voer uw wachtwoord in en herhaal het wachtwoord dat u hebt ingevoerd.

9. Selecteer de Volgende-knop.

10. U ontvangt binnen 2 minuten een zescijferige verificatiecode per e-mail.

11. Voer de zescijferige verificatiecode in.

12. Selecteer de Inschrijven-knop.

13. Meld u nu aan.

14. Zorg ervoor dat u een authenticatie-app op uw telefoon heeft geïnstalleerd. Selecteer de Volgende-knop.

15. Voeg de weergegeven QR-code toe aan de authenticatie-app, voer de huidige verificatiecode in en kies "Voltooien".

16. Sla de registratie van de organisatie over.

17. Vul uw persoonlijke gegevens in en kies "Opslaan".

18. Ga naar het dashboard.

19. Het Invantive Cloud-dashboard wordt weergegeven.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de koppeling met Autotask en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

Maak Autotask database

In deze stap zetten we een database op met gegevens uit Autotask. De database is "virtueel" omdat het geen traditionele database is, maar realtime wordt gevoed vanuit Autotask. Invantive Cloud biedt Power Query een realtime koppeling naar Autotask. De database wordt gebruikt voor al uw Autotask rapportages met Power Query. U hoeft deze stappen dus maar één keer uit te voeren.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de koppeling met {0} en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

1. Klik op de Knop Database toevoegen.

2. Selecteer Autotask in de lijst.

3. Vul het formulier in met aanmeldgegevens voor Autotask.

4. Selecteer de OK-knop.

Gefeliciteerd! Je kunt nu gegevens van Autotask verwerken binnen de Invantive Cloud-website. U kunt dit bijvoorbeeld doen met de interactieve SQL-editor.

Verleen verbinding van Power Query toegang tot Autotask

Om de gegevens van Power Query op te halen maken we een koppeling via Invantive Bridge Online. Hiermee wordt een "brug" geslagen tussen de cloud van Invantive en de standaard OData-connector die in elke versie van Power Query beschikbaar is. U hoeft niets lokaal te installeren: geen connector, geen ado.NET-provider en ook geen Power Query-add-on.

Voer de volgende stappen uit om veilig de gegevens van Autotask buiten Invantive Cloud te gebruiken:

1. Naast de database vindt u een oranje tekst waarin u wordt gevraagd toegang te verlenen vanaf uw huidige locatie (IP-adres). Selecteer de nabijgelegen oranje knop.

2. Als u de gegevens via de webversies van Power Query wilt gebruiken, moet u de IP-adrescontrole volledig uitschakelen door een asterisk ("*") in te voeren.

U bent nu klaar om de Autotask-gegevens in Power Query te importeren.

Configureer Power Query-connector voor Autotask

U haalt nu Power Query gegevens van Autotask binnen via de gemaakte koppeling.

Voer de volgende stappen uit:

1. Start Microsoft Power Query en klik op 'Get Data'.

2. Kies 'OData-feed'.

3. Voer de Bridge Online-URL van de Autotask-database in het venster in. Selecteer de OK-knop.

4. Soms accepteert Power Query de URL niet en verschijnt er een geel waarschuwingsicoon. Voeg in dat geval een '/' toe aan het einde van de URL en verwijder deze weer. Selecteer de OK-knop.

5. Er verschijnt een bericht over ontbrekende authenticatie als u uw aanmeldgegevens nog niet eerder in Power Query heeft vastgelegd.

6. Selecteer het tabblad "Basis" aan de linkerkant.

7. Voer de gebruikersnaam voor Invantive Cloud in.

8. Voer het wachtwoord in dat u heeft ingesteld voor Invantive Cloud.

9. U hoeft de "Scope" onder het menu "Kies welk niveau" niet te wijzigen, tenzij u specifieke redenen heeft.

10. Selecteer de OK-knop.

U hoeft deze stappen maar één keer uit te voeren om Autotask aan Power Query te koppelen. Vanaf nu vind u de gekoppelde gegevensbron in Power Query onder 'Recente bronnen' in het menu.

Gegevens laden in Power Query van Autotask

Er verschijnt een lijst met Autotask tabellen voor gebruik in uw dashboard. U kunt deze tabellen en hun betekenis vinden op documentation.invantive.com. Een beperkt aantal tabellen uit de Autotask documentatie van Invantive zijn niet zichtbaar vanuit Power Query omdat ze parameters hebben.

Voer de volgende stappen uit om gegevens in uw dashboard te laden:

1. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken in de Navigator. U kunt ook meerdere tabellen tegelijk selecteren.

2. Rechts verschijnt een voorbeeld van de gegevens van Autotask wanneer u een tabel selecteert.

3. Selecteer de OK-knop.

4. Alle gegevens van alle geselecteerde tabellen worden rechtstreeks door de connector in Power Query geladen.

5. Het laden kan kort of lang duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. De eerste keer duurt het altijd merkbaar langer omdat de gegevens nog niet in de "cache" zitten.

6. Geavanceerde Power Query-gebruikers kunnen de knop 'Transformeren' gebruiken om de laadsnelheid van Power Query te verhogen door filters toe te passen.

De Autotask-verbinding slaat de gegevens op in de cache. Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen. Power Query, vooral tijdens dashboardontwikkeling, haalt vaak dezelfde gegevens opnieuw op. Deze cache zorgt voor een merkbare versnelling. De gegevens in de cache worden vernieuwd volgens de duur die u instelt in de virtuele Autotask-database. Standaard is de duur ingesteld op 4 uur; Om deze reden ontvangt u 4 uur lang dezelfde gegevens via de verbinding.

Een Autotask-dashboard maken

In Power Query zijn de gegevens nu klaar voor gebruik in het dashboard.

Bouw nu uw rapporten of dashboards.

Klik op "Vernieuwen" om de Autotask gegevens van Invantive Bridge Online te vernieuwen.

Aanvullende functies

Na een aanvankelijk succes met nieuwe inzichten via een aangepast rapport of analyse op Autotask, gaat u meerdere dashboards maken op uw Autotask-gegevens. Het is dan efficiënter om Microsoft-gegevensstromen te gebruiken, zodat de gegevens worden gedeeld tussen de verschillende dashboards binnen het online Power Query-platform.

U kunt ook andere Invantive connectoren gebruiken voor een rapport of analyse. Hiervoor kunt u de hierboven beschreven stappen volgen. Alle Power Query connectoren van Invantive werken identiek; alleen de registratie van de database is afhankelijk van de gegevensbron.

Tot slot kun u met Invantive Cloud ook software bouwen in de vorm van kleine webapplicaties. Deze software kan de gegevens in uw database gebruiken.