Comment connecter Power BI à Microsoft Excel en 5 minutes ?

Exécutez les étapes suivantes pour connecter Power BI à Microsoft Excel. Vous n'avez besoin que de connaissances de Power BI et de votre propre entreprise.

Microsoft Excel est une application Office qui prend en charge le format de fichier XLSX pour les feuilles de calcul.

Aucune connaissance technique n'est requise ni aucune connaissance des Microsoft Excel API pour connecter Microsoft Excel à Power BI. Ce plan étape par étape vous indiquera exactement les étapes à suivre sur Invantive Cloud pour créer votre propre tableau de bord avec les données de Microsoft Excel.

Les étapes pour connecter Power BI à Microsoft Excel sont les suivantes :

1. Enregistrez un compte Invantive Cloud.
2. Créer une base de données Microsoft Excel
3. Rendez la base de données Microsoft Excel disponible via le connecteur Microsoft OData.
4. Connectez Power BI à Microsoft Excel via le connecteur.
5. Chargez les données de Microsoft Excel dans Power BI.
6. Créez votre tableau de bord.

Invantive Cloud offers a Microsoft Excel connector to download data from Microsoft Excel into Power BI, but there are over 75 other connectors available also for SQL, Power BI, Power Query or Azure Data Factory.

Vous avez un vaste environnement ? Pour des téléchargements efficaces, vous pouvez bien entendu également filtrer les données à l'aide de l'étape de filtrage ou du bouton de transformation dans Power BI.

Si vous avez des questions, consultez les forums pour Microsoft Excel. Chaque organisation a droit à une heure de formation gratuite pour vous aider à démarrer. Cette heure gratuite s'applique également aux plans gratuits.

Enregistrer un compte sur Invantive Cloud

Ignorez cette étape si vous avez déjà un compte sur Invantive Cloud. Sinon, exécutez les étapes suivantes une fois pour créer un compte sur Invantive Cloud :

1. Accédez à la page d'accueil d'Invantive Cloud.

2. Sélectionnez le bouton Se connecter.

3. Sélectionnez le bouton S’inscrire.

4. Saisissez votre adresse e-mail professionnelle.

5. Cliquez sur le bouton Suivant.

6. Saisissez vos données personnelles.

7. Cliquez sur le bouton Suivant.

8. Saisissez votre mot de passe et répétez le mot de passe que vous avez saisi.

9. Cliquez sur le bouton Suivant.

10. Vous recevrez un code de vérification à six chiffres par e-mail dans les 2 minutes.

11. Saisissez le code de vérification à six chiffres.

12. Sélectionnez le bouton S’inscrire.

13. Connectez-vous maintenant.

14. Assurez-vous qu'une application d'authentification est installée sur votre téléphone. Cliquez sur le bouton Suivant.

15. Ajoutez le code QR affiché à l'application d'authentification, saisissez le code de vérification actuel et choisissez « Terminer ».

16. Sauter l'enregistrement de l'organisation.

17. Complétez vos informations personnelles et choisissez « Enregistrer ».

18. Accédez au tableau de bord.

19. L'Invantive Cloud tableau de bord s'affichera.

Vous disposez désormais d'un code de connexion sur Invantive Cloud avec lequel vous pouvez configurer la connexion avec Microsoft Excel et de nombreuses autres plateformes. Vous utiliserez le même code de connexion Invantive et le même flux de travail pour toutes les autres plateformes.

Créer une base de données Microsoft Excel

Au cours de cette étape, nous avons créé une base de données contenant les données de Microsoft Excel. La base de données est « virtuelle » car il ne s'agit pas d'une base de données traditionnelle, mais est alimentée en temps réel à partir de Microsoft Excel. Invantive Cloud fournit à Power BI un lien en temps réel vers Microsoft Excel. La base de données sera utilisée pour tous vos rapports Microsoft Excel avec Power BI. Vous n'avez donc besoin d'effectuer ces étapes qu'une seule fois.

Vous disposez désormais d'un code de connexion sur Invantive Cloud avec lequel vous pouvez configurer la connexion avec {0} et de nombreuses autres plateformes. Vous utiliserez le même code de connexion Invantive et le même flux de travail pour toutes les autres plateformes.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une base de données.

2. Sélectionnez Microsoft Excel dans la liste.

3. Veuillez remplir le formulaire avec les informations de connexion pour Microsoft Excel.

4. Sélectionnez le bouton OK.

Félicitations ! Vous pouvez désormais traiter les données de Microsoft Excel sur le site Web Invantive Cloud. Vous pouvez le faire par exemple à l'aide de l'éditeur SQL interactif.

Accorder à la connexion de Power BI l'accès à Microsoft Excel

Pour récupérer les données de Power BI, nous créons un lien via Invantive Bridge Online. Cela crée un « bridge » entre le cloud d'Invantive et le connecteur OData standard disponible dans toutes les versions de Power BI. Vous n'avez rien à installer localement : aucun connecteur, aucun fournisseur ado.NET et aucun module complémentaire Power BI non plus.

Exécutez les étapes suivantes pour utiliser en toute sécurité les données de Microsoft Excel en dehors d'Invantive Cloud :

1. À côté de la base de données, vous trouverez un texte orange vous demandant d'autoriser l'accès depuis votre emplacement actuel (adresse IP). Cliquez sur le bouton orange situé à proximité.

2. Si vous souhaitez utiliser les données via les versions Web de Power BI, vous devez complètement désactiver la vérification des adresses IP en saisissant un astérisque (« * »).

Vous êtes maintenant prêt à importer les données Microsoft Excel dans Power BI.

Configurer le connecteur Power BI pour Microsoft Excel

Vous allez maintenant extraire Power BI données de Microsoft Excel via le lien établi.

Exécutez les étapes suivantes :

1. Lancez Microsoft Power BI et cliquez sur « Obtenir des données ».

2. Choisissez « Flux OData ».

3. Saisissez l'URL de Bridge Online de la base de données Microsoft Excel dans la fenêtre. Sélectionnez le bouton OK.

4. Parfois, Power BI n'accepte pas l'URL et un panneau d'avertissement jaune s'affiche. Si c'est le cas, ajoutez un «/» à la fin de l'URL et supprimez-la à nouveau. Sélectionnez le bouton OK.

5. Un message concernant l'authentification manquante apparaîtra si vous n'avez pas enregistré vos identifiants de connexion dans Power BI au préalable.

6. Sélectionnez l'onglet « Basic » sur la gauche.

7. Saisissez le nom d'utilisateur pour Invantive Cloud.

8. Saisissez le mot de passe que vous avez défini pour Invantive Cloud.

9. Vous n'avez pas besoin de modifier la « Portée » dans le menu « Choisir quel niveau » sauf si vous avez des raisons spécifiques.

10. Sélectionnez le bouton OK.

Vous n'avez qu'à effectuer ces étapes pour lier Microsoft Excel à Power BI une seule fois. À partir de maintenant, vous trouverez la source de données liée dans Power BI sous « Sources récentes » dans le menu.

Charger les données dans Power BI à partir de Microsoft Excel

Une liste de Microsoft Excel tables s'affiche pour une utilisation dans votre tableau de bord. Vous trouverez ces tableaux et leur signification sur documentation.invantive.com. Un nombre limité de tables de la documentation Microsoft Excel d'Invantive ne sont pas visibles à partir de Power BI car elles possèdent des paramètres.

Exécutez les étapes suivantes pour charger des données dans votre tableau de bord :

1. Sélectionnez la table que vous souhaitez utiliser dans le navigateur. Vous pouvez également sélectionner plusieurs tables à la fois.

2. Un aperçu des données de Microsoft Excel s'affiche à droite lorsque vous sélectionnez un tableau.

3. Sélectionnez le bouton OK.

4. Toutes les données de toutes les tables sélectionnées sont chargées directement par le connecteur dans Power BI.

5. En fonction de la quantité de données, le chargement peut prendre plus ou moins de temps. La première fois, il est nettement plus long car les données ne sont pas encore dans le « cache ».

6. Les utilisateurs avancés Power BI peuvent utiliser le bouton « Transformer » pour augmenter la vitesse de chargement de Power BI en appliquant des filtres.

La connexion Microsoft Excel mettra en cache les données. Vos données seront stockées cryptées. Power BI, en particulier pendant le développement du tableau de bord, récupère souvent les mêmes données à nouveau. Ce cache fournit une accélération notable. Les données mises en cache sont actualisées en fonction de la durée que vous avez définie dans la base de données virtuelle Microsoft Excel. Par défaut, la durée est définie sur 4 heures ; par conséquent, vous recevrez les mêmes données pendant 4 heures via la connexion.

Créer un tableau de bord Microsoft Excel

Dans Power BI, les données sont maintenant prêtes à être utilisées dans le tableau de bord.

Créez maintenant vos rapports ou tableaux de bord.

Cliquez sur « Actualiser » pour actualiser les données Microsoft Excel d'Invantive Bridge Online.

Fonctions supplémentaires:

Après un premier succès avec de nouvelles informations via un rapport personnalisé ou une analyse sur Microsoft Excel, vous allez créer plusieurs tableaux de bord sur vos données Microsoft Excel. Il est alors plus efficace d'utiliser les flux de données Microsoft afin que les données soient partagées entre les différents tableaux de bord de la plateforme en ligne Power BI.

Il se peut également que vous utilisiez d'autres connecteurs Invantive pour un rapport ou une analyse. Pour ce faire, il suffit de suivre les étapes décrites ci-dessus. Tous les connecteurs Power BI d'Invantive fonctionnent de manière identique ; seul l'enregistrement de la base de données dépend de la source de données.

Enfin, en utilisant Invantive Cloud, vous pouvez également créer des logiciels sous la forme de petites applications Web. Ce logiciel peut exploiter les données de votre base de données.