¿Cómo me conecto Power Query Autotask en 5 minutos?

Ejecute los siguientes pasos para conectar Power Query a Autotask. Solo necesita conocimiento de Power Query, de su propio negocio y de la administración de Autotask.

Autotask es un software en la nube para la gestión empresarial de TI. Autotask cubre los procesos tradicionales de ITIL, así como los métodos introducidos más recientemente.

No se necesitan conocimientos técnicos ni conocimiento de las Autotask API para conectar Autotask a Power Query. Este plan paso a paso le indicará exactamente los pasos que debe seguir en Invantive Cloud para crear su propio panel de control con datos de Autotask.

Los pasos para conectar Power Query con Autotask son:

1. Registrar una cuenta de Invantive Cloud.
2. Crear una base de datos Autotask.
3. Haga que la base de datos Autotask esté disponible a través del conector OData de Microsoft.
4. Conecte Power Query a Autotask a través del conector.
5. Cargar los datos de Autotask en Power Query.
6. Crea tu panel de control.

Invantive Cloud offers a Autotask connector to download data from Autotask into Power Query, but there are over 75 other connectors available also for SQL, Power BI, Power Query or Azure Data Factory.

Con el conector Autotask para Power Query, obtendrá de forma predeterminada los datos de todas las Autotask empresas conectadas en su panel de control. Puede limitar el número de Autotask empresas que se recuperan en Power Query a través de la configuración de la base de datos. Por ejemplo, también puede limitar el conector para Power Query a los datos de exactamente una Autotask empresa. Por supuesto, también puedes filtrar los datos por una Autotask empresa específica mediante un paso de filtro en Power Query. El conector Autotask para Power Query cuenta con optimizaciones avanzadas para lograr un excelente rendimiento en tiempo real tanto con una sola empresa de Autotask como con cientos de empresas de Autotask.

Cuando tengas dudas, por favor consulta los foros de Autotask. Cada organización tiene derecho a 1 hora de capacitación gratuita para ayudarlo a comenzar. Esta hora gratuita también se aplica a los planes gratuitos.

Registrar Cuenta en Invantive Cloud

Omita este paso si ya tiene una cuenta en Invantive Cloud. De lo contrario, ejecute los siguientes pasos una vez para registrar una cuenta en Invantive Cloud:

1. Ve a la página de inicio de Invantive Cloud.

2. Seleccione el botón Iniciar Sesión.

3. Selecciona el botón Registrarse.

4. Introduzca la dirección de correo electrónico de su empresa.

5. Seleccione el botón Siguiente.

6. Introduzca sus datos personales.

7. Seleccione el botón Siguiente.

8. Ingrese su contraseña y repita la contraseña que ingresó.

9. Seleccione el botón Siguiente.

10. Recibirás un código de verificación de seis dígitos por correo electrónico en 2 minutos.

11. Introduzca el código de verificación de seis dígitos.

12. Selecciona el botón Registrarse.

13. Inicie sesión ahora.

14. Asegúrese de tener una aplicación de autenticación instalada en su teléfono. Seleccione el botón Siguiente.

15. Añada el código QR mostrado a la aplicación de autenticación, introduzca el código de verificación actual y seleccione "Finalizar".

16. Omitir el registro de la organización.

17. Complete su información personal y elija "Guardar".

18. Ir al panel de control.

19. Se mostrará el panel de control de Invantive Cloud.

Ahora tiene un código de inicio de sesión en Invantive Cloud con el que puede establecer la conexión con Autotask y otras numerosas plataformas. Utilizará el mismo código de inicio de sesión de Invantive y el mismo flujo de trabajo para todas las demás plataformas.

Crear una base de datos Autotask

En este paso, configuramos una base de datos con datos de Autotask. La base de datos es "virtual" porque no es una base de datos tradicional, sino que se alimenta en tiempo real desde Autotask. Invantive Cloud proporciona Power Query con un enlace en tiempo real a Autotask. La base de datos se utilizará para todos los informes de Autotask con Power Query. Por lo tanto, solo necesita realizar estos pasos una vez.

Ahora tiene un código de inicio de sesión en Invantive Cloud con el que puede establecer la conexión con {0} y otras numerosas plataformas. Utilizará el mismo código de inicio de sesión de Invantive y el mismo flujo de trabajo para todas las demás plataformas.

1. Haga clic en el botón Agregar base de Datos.

2. Seleccione Autotask de la lista.

3. Por favor rellene el formulario con la información de acceso para Autotask.

4. Seleccione el botón OK.

¡Felicidades! Ahora puedes procesar datos de Autotask en el sitio web de Invantive Cloud. Puede hacerlo, por ejemplo, con el editor SQL interactivo.

Conceder conexión desde Power Query acceso a Autotask

Para recuperar los datos de Power Query creamos un enlace a través de Invantive Bridge Online. Esto crea un "puente" entre la nube de Invantive y el conector OData estándar que está disponible en cada versión de Power Query. No es necesario instalar nada localmente: ni el conector, ni el proveedor ado.NET ni el complemento de Power Query.

Ejecute los siguientes pasos para usar de forma segura los datos de Autotask fuera de Invantive Cloud:

1. Junto a la base de datos encontrará un texto naranja solicitando que permita el acceso desde su ubicación actual (dirección IP). Seleccione el botón naranja cercano.

2. Si desea utilizar los datos a través de las versiones web de Power Query, debe desactivar completamente la comprobación de la dirección IP introduciendo un asterisco ("*").

Ahora está listo para importar los datos de Autotask a Power Query.

Configurar el conector Power Query para Autotask

Ahora se extraerán los datos de Power Query desde Autotask a través del enlace establecido.

Ejecute los siguientes pasos:

1. Inicie Microsoft Power Query y haga clic en "Obtener datos".

2. Seleccione "OData Feed".

3. Introduzca la URL de Bridge Online de la base de datos Autotask en la ventana. Seleccione el botón OK.

4. A veces Power Query no acepta la URL y aparece una señal de advertencia amarilla. Si es así, añada un '/' al final de la URL y elimínelo de nuevo. Seleccione el botón OK.

5. Aparecerá un mensaje sobre la falta de autenticación si no ha registrado previamente sus credenciales de inicio de sesión en Power Query.

6. Seleccione la pestaña "Básico" de la izquierda.

7. Introduzca el nombre de usuario para Invantive Cloud.

8. Introduzca la contraseña que ha establecido para Invantive Cloud.

9. No es necesario cambiar el "Alcance" en el menú "Elegir Nivel" a menos que tenga razones específicas.

10. Seleccione el botón OK.

Solo necesita realizar estos pasos para vincular Autotask con Power Query una vez. A partir de ahora, encontrará la fuente de datos vinculada en Power Query debajo de "Fuentes Recientes" en el menú.

Cargar Datos en Power Query desde Autotask

Aparecerá una lista de tablas de Autotask para su uso en el panel de control. Puede encontrar estas tablas y su significado en documentation.invantive.com. Un número limitado de tablas de la documentación de Autotask de Invantive no están visibles desde Power Query porque tienen parámetros.

Ejecute los siguientes pasos para cargar los datos en su panel de control:

1. Seleccione la tabla que desea utilizar en el Navegador. También puede seleccionar varias tablas a la vez.

2. Una vista previa de los datos de Autotask aparece a la derecha cuando se selecciona una tabla.

3. Seleccione el botón OK.

4. Todos los datos de todas las tablas seleccionadas son cargados directamente por el conector en Power Query.

5. La carga puede tardar poco o mucho tiempo en función de la cantidad de datos. La primera vez lleva mucho más tiempo de todos modos porque los datos aún no están en la "caché".

6. Los usuarios avanzados de Power Query pueden utilizar el botón "Transformar" para aumentar la velocidad de carga de Power Query aplicando filtros.

La conexión Autotask guardará los datos en caché. Sus datos se almacenarán encriptados. Power Query, especialmente durante el desarrollo del tablero de control, a menudo recupera los mismos datos de nuevo. Esta caché proporciona una aceleración notable. Los datos almacenados en la caché se refrescan según la duración que se establezca en la base de datos virtual Autotask. Por defecto, la duración se establece en 4 horas; por lo tanto, recibirá los mismos datos durante 4 horas a través de la conexión.

Crear un Panel de Control Autotask

En Power Query, los datos ya están listos para usarse en el panel de control.

Ahora cree sus reportes o paneles de control.

Haga clic en "Actualizar" para actualizar los datos Autotask de Invantive Bridge Online.

Características adicionales

Tras un éxito inicial con nuevos conocimientos a través del informe o análisis personalizado en Autotask, usted va a crear varios paneles de control en sus datos de Autotask. De este modo, resulta más eficaz utilizar los flujos de datos de Microsoft para que los datos se compartan entre los distintos paneles de la plataforma en línea Power Query.

También puede utilizar otros conectores de Invantive para un informe o análisis. Para ello puede seguir los pasos descritos anteriormente. Todos los conectores Power Query de Invantive funcionan de forma idéntica; sólo el registro de la base de datos depende de la fuente de datos.

Por último, utilizando Invantive Cloud también puede crear software en forma de pequeñas aplicaciones web. Este software puede utilizar los datos de su base de datos.