Jak propojím Power BI s Outlook za 5 minut?

Proveďte následující kroky pro připojení Power BI k Outlook. Potřebujete pouze znalost Power BI, vlastního podnikání a administrativy Outlook.

Outlook je desktopová e-mailová aplikace od společnosti Microsoft, která spravuje e-maily, kalendáře, úkoly a kontakty a podporuje online i offline přístup s rozsáhlou integrací služeb Microsoft.

Pro připojení Outlook k Power BI rozhraní API nejsou potřeba žádné technické znalosti ani znalosti o Outlook. Tento podrobný plán vám přesně řekne, jaké kroky musíte v Invantive Cloud projít, abyste si vytvořili vlastní řídicí panel s daty z Outlook.

Kroky pro připojení Power BI k Outlook jsou:

1. Zaregistrujte si účet Invantive Cloud.
2. Vytvořte databázi Outlook.
3. Pomocí konektoru Microsoft OData zpřístupněte databázi Outlook.
4. Připojte Power BI k Outlook přes konektor.
5. Načíst data z Outlook do Power BI.
6. Sestavte si svůj řídicí panel.

Invantive Cloud nabízí konektor Outlook pro stahování dat z Outlook do Power BI, ale existuje více než 75 dalších konektorů, které jsou k dispozici také pro SQL, Power BI Desktop, Power BI Service, Power Query a/nebo Azure Data Factory.

S konektorem Outlook pro Power BI ve výchozím nastavení načtete data ze všech připojených společností Outlook na vašem řídicím panelu. Můžete omezit počet Outlook společností, které jsou načteny v Power BI prostřednictvím nastavení databáze. Například můžete také omezit konektor pro Power BI na data přesně z jedné společnosti Outlook. Samozřejmě můžete data také filtrovat podle konkrétní společnosti Outlook pomocí kroku filtru v Power BI. Konektor Outlook pro Power BI má pokročilé optimalizace pro skvělý výkon v reálném čase jak s jedinou společností Outlook, tak se stovkami společností Outlook.

Pokud máte dotazy, podívejte se na fóra Outlook. Každá organizace má nárok na 1 hodinu bezplatného školení, které vám pomůže začít. Tato volná hodina platí také pro bezplatné plány.

Registrovat účet na Invantive Cloud

Pokud již účet v Invantive Cloud máte, tento krok přeskočte. V opačném případě proveďte následující kroky jednou a zaregistrujte účet na Invantive Cloud:

1. Přejděte na úvodní stránku Invantive Cloud.

2. Vyberte tlačítko Přihlásit se.

3. Vyberte tlačítko Zaregistrovat se.

4. Zadejte svou firemní e-mailovou adresu.

5. Vyberte tlačítko Další.

6. Zadejte své osobní údaje.

7. Vyberte tlačítko Další.

8. Zadejte své heslo a zopakujte heslo, které jste zadali.

9. Vyberte tlačítko Další.

10. Do 2 minut obdržíte e-mailem šestimístný ověřovací kód.

11. Zadejte šestimístný ověřovací kód.

12. Vyberte tlačítko Zaregistrovat se.

13. Přihlaste se hned teď.

14. Ujistěte se, že máte v telefonu nainstalovanou ověřovací aplikaci. Vyberte tlačítko Další.

15. Přidejte zobrazený QR kód do ověřovací aplikace, zadejte aktuální ověřovací kód a zvolte „Dokončit“.

16. Přeskočit registraci organizace.

17. Vyplňte své osobní údaje a zvolte „Uložit“.

18. Přejděte na řídicí panel.

19. Zobrazí se přístrojová deska Invantive Cloud.

Nyní máte na Invantive Cloud přihlašovací kód, pomocí kterého můžete nastavit spojení s Outlook a mnoha dalšími platformami. Pro všechny ostatní platformy použijete stejný přihlašovací kód a pracovní postup Invantive.

Vytvořit Outlook databázi

V tomto kroku jsme nastavili databázi s daty z Outlook. Databáze je „virtuální“, protože to není tradiční databáze, ale je krmena v reálném čase z Outlook. Invantive Cloud poskytuje Power BI odkaz v reálném čase na Outlook. Databáze bude použita pro všechny vaše Outlook vykazování s Power BI. Takže stačí provést tyto kroky pouze jednou.

Nyní máte na Invantive Cloud přihlašovací kód, pomocí kterého můžete nastavit spojení s {0} a mnoha dalšími platformami. Pro všechny ostatní platformy použijete stejný přihlašovací kód a pracovní postup Invantive.

1. Klepněte na tlačítko Přidat databázi.

2. Vyberte Outlook ze seznamu.

3. Vyplňte prosím formulář s přihlašovacími údaji pro Outlook.

4. Vyberte tlačítko OK.

Gratulujeme! Nyní můžete zpracovávat data z Outlook na webových stránkách Invantive Cloud. Můžete to udělat například pomocí interaktivního editoru SQL.

Udělit připojení z Power BI přístup k Outlook

Pro načtení dat z Power BI vytvoříme odkaz přes Invantive Bridge Online. Tím vznikne „most“ mezi cloudem Invantive a standardním konektorem OData, který je dostupný ve všech verzích Power BI. Nemusíte instalovat nic lokálně: žádný konektor, žádný poskytovatel Ado.net a žádný doplněk Power BI.

Pro bezpečné používání dat z Outlook mimo Invantive Cloud proveďte následující kroky:

1. Vedle databáze najdete oranžový text, který vás žádá o povolení přístupu z vaší aktuální polohy (IP adresa). Vyberte blízké oranžové tlačítko.

2. Pokud chcete data používat prostřednictvím webových verzí Power BI, musíte zcela zakázat kontrolu IP adresy zadáním hvězdičky („*“).

Nyní jste připraveni importovat data Outlook do Power BI.

Konfigurace konektoru Power BI pro Outlook

Nyní budete stahovat Power BI dat z Outlook přes zavedený odkaz.

Proveďte následující kroky:

1. Spusťte Microsoft Power BI a klikněte na „Získat data“.

2. Vyberte možnost "OData Feed".

3. Do okna zadejte adresu Bridge Online databáze Outlook. Vyberte tlačítko OK.

4. Někdy Power BI adresu URL nepřijme a objeví se žlutý varovný signál. Pokud ano, přidejte na konec adresy URL „/“ a znovu ji odstraňte. Vyberte tlačítko OK.

5. Pokud jste dosud nezaznamenali své přihlašovací údaje v Power BI, zobrazí se zpráva o chybějícím ověření.

6. Vyberte kartu „Základní“ vlevo.

7. Zadejte uživatelské jméno pro Invantive Cloud.

8. Zadejte heslo, které jste nastavili pro Invantive Cloud.

9. Pokud nemáte konkrétní důvody, nemusíte měnit „Rozsah“ v nabídce „Vyberte úroveň“.

10. Vyberte tlačítko OK.

Tyto kroky musíte provést pouze pro propojení Outlook s Power BI jednou. Od této chvíle najdete propojený zdroj dat v Power BI pod „Nedávné zdroje“ v nabídce.

Načíst data v Power BI z Outlook

Zobrazí se seznam tabulek Outlook pro použití ve vašem řídicím panelu. Tyto tabulky a jejich význam najdete na documentation.invantive.com. Omezený počet tabulek z Outlook dokumentace Invantive není viditelný z Power BI, protože mají parametry.

Chcete-li načíst data do řídicího panelu, proveďte následující kroky:

1. Vyberte tabulku, kterou chcete použít v Navigátoru. Můžete také vybrat více tabulek najednou.

2. Náhled dat z Outlook se zobrazí vpravo, když vyberete tabulku.

3. Vyberte tlačítko OK.

4. Všechna data ze všech vybraných tabulek jsou načtena přímo konektorem do Power BI.

5. Načítání může trvat krátkou nebo dlouhou dobu v závislosti na množství dat. Poprvé to stejně trvá znatelně déle, protože data ještě nejsou v „mezipaměti“.

6. Pokročilí uživatelé Power BI mohou pomocí tlačítka „Transformovat“ zvýšit rychlost načítání z Power BI použitím filtrů.

Připojení Outlook uloží data do mezipaměti. Vaše data budou uložena zašifrovaná. Power BI, zejména během vývoje řídicího panelu, často znovu načítá stejná data. Tato mezipaměť poskytuje znatelné zrychlení. Data uložená v mezipaměti se aktualizují podle doby trvání, kterou jste nastavili ve virtuální databázi Outlook. Ve výchozím nastavení je doba trvání nastavena na 4 hodiny; proto obdržíte stejná data po dobu 4 hodin prostřednictvím připojení.

Vytvoření Outlook ovládacího panelu

V Power BI jsou data připravena k použití v řídicím panelu.

Nyní sestavte své přehledy nebo řídicí panely.

Kliknutím na tlačítko „Obnovit“ obnovíte data Outlook z Invantive Bridge Online.

Další funkce

Po počátečním úspěchu s novými poznatky prostřednictvím vlastní zprávy nebo analýzy na Outlook vytvoříte více řídicích panelů na vašich Outlook datech. Pak je efektivnější používat datové toky společnosti Microsoft, aby byla data sdílena mezi různými řídicími panely v rámci online platformy Power BI.

Pro sestavy nebo analýzu můžete použít i jiné konektory Invantive. Za tímto účelem můžete postupovat podle výše popsaných kroků. Všechny Power BI konektory Invantive pracují stejně; pouze registrace databáze závisí na zdroji dat.

Nakonec pomocí Invantive Cloud můžete také vytvářet software ve formě malých webových aplikací. Tento software může používat data ve vaší databázi.