Wie verbinde ich Power Query mit Freshservice in 5 Minuten?

Führen Sie die folgenden Schritte aus um Power Query mit Freshservice zu verbinden. Sie brauchen nur Kenntnisse über Power Query, Ihr eigenes Unternehmen und die Freshservice Verwaltung.

Es sind weder technische Kenntnisse noch Kenntnisse über die Freshservice APIs erforderlich, um Freshservice mit Power Query zu verbinden. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan erklärt Ihnen genau, welche Schritte Sie in der Invantive Cloud durchführen müssen um Ihr eigenes Dashboard mit Daten von Freshservice zu erstellen.

Die Schritte zur Verbindung von Power Query mit Freshservice sind:

1. Registrieren Sie ein Invantive Cloud-Konto.
2. Freshservice Datenbank erstellen
3. Machen Sie die Datenbank Freshservice über den Microsoft OData Connector verfügbar.
4. Verbinden Sie Power Query mit Freshservice über den Konnektor.
5. Daten aus Freshservice in Power Query laden.
6. Erstellen Sie Ihr Dashboard.

Invantive Cloud offers a Freshservice connector to download data from Freshservice into Power Query, but there are over 75 other connectors available also for SQL, Power BI, Power Query or Azure Data Factory.

Mit dem Freshservice Connector für Power Query rufen Sie standardmäßig die Daten aller verbundenen Freshservice Buchhaltungen in Ihrem Dashboard ab. Sie können die Anzahl der Freshservice Buchhaltungen die in Power Query abgerufen werden über die Datenbankeinstellungen begrenzen. Sie können beispielsweise den Connector für Power Query auch auf die Daten von genau eine Freshservice Buchhaltung beschränken. Natürlich können Sie die Daten auch nach eine bestimmte Freshservice Buchhaltung filtern indem Sie einen Filterschritt in Power Query verwenden. Der Freshservice Connector für Power Query verfügt über erweiterte Optimierungen für eine hervorragende Echtzeitleistung sowohl bei eine einzelne Freshservice Buchhaltung als auch bei Hunderten von Freshservice Buchhaltungen.

Wenn Sie Fragen haben, besuchen Sie bitte die Foren für Freshservice. Jede Organisation hat Anspruch auf 1 Stunde kostenlose Schulung um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Diese kostenlose Stunde gilt auch für kostenlose Pläne.

Benutzer auf Invantive Cloud registrieren

Überspringen Sie diesen Schritt wenn Sie bereits ein Benutzerkonto bei Invantive Cloud haben. Andernfalls führen Sie die folgenden Schritte einmal aus, um ein Benutzerkonto bei Invantive Cloud zu registrieren:

1. Gehen Sie zur Invantive Cloud-Startseite.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Anmelden.

3. Wählen Sie die Schaltfläche Einschreiben.

4. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

5. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

6. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein.

7. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

8. Geben Sie Ihr Kennwort ein und wiederholen Sie das eingegebene Kennwort.

9. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

10. Sie erhalten innerhalb von 2 Minuten einen sechsstelligen Bestätigungscode per E-Mail.

11. Geben Sie den sechsstelligen Prüfcode ein.

12. Wählen Sie die Schaltfläche Einschreiben.

13. Melden Sie sich jetzt an.

14. Stellen Sie sicher dass Sie eine Authentifizierungs-App auf Ihrem Telefon installiert haben. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

15. Fügen Sie den angezeigten QR-Code zur Authentifizierungs-App hinzu, geben Sie den aktuellen Verifizierungscode ein und wählen Sie "Fertig stellen".

16. Überspringen Sie die Registrierung der Organisation.

17. Vervollständigen Sie Ihre persönlichen Daten und wählen Sie "Speichern".

18. Zum Dashboard

19. Es wird das Invantive Cloud Dashboard angezeigt.

Sie haben jetzt einen Anmeldecode auf Invantive Cloud mit dem Sie die Verbindung mit Freshservice und zahlreichen anderen Plattformen einrichten können. Für alle anderen Plattformen verwenden Sie denselben Invantive-Anmeldecode und Arbeitsablauf.

Freshservice Datenbank erstellen

In diesem Schritt richten wir eine Datenbank mit Daten aus Freshservice ein. Die Datenbank ist "virtuell", da es sich nicht um eine herkömmliche Datenbank handelt, sondern sie wird in Echtzeit von Freshservice gespeist. Invantive Cloud bietet Power Query eine Echtzeitverbindung zu Freshservice. Die Datenbank wird für Ihre gesamte Berichterstattung von Freshservice mit Power Query verwendet. Sie müssen diese Schritte also nur einmal durchführen.

Sie haben jetzt einen Anmeldecode auf Invantive Cloud mit dem Sie die Verbindung mit {0} und zahlreichen anderen Plattformen einrichten können. Für alle anderen Plattformen verwenden Sie denselben Invantive-Anmeldecode und Arbeitsablauf.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbank hinzufügen.

2. Wählen Sie Freshservice aus einer Liste.

3. Bitte füllen Sie das Formular mit den Anmeldeinformationen für Freshservice aus.

4. Wählen Sie die OK-Schaltfläche.

Herzlichen Glückwunsch! Sie können jetzt Daten von Freshservice innerhalb der Invantive Cloud-Website verarbeiten. Sie können dies zum Beispiel mit dem interaktiven SQL-Editor tun.

Gewähren Sie Verbindung von Power Query Zugriff auf Freshservice

Um die Daten von Power Query abzurufen erstellen wir eine Verknüpfung über Invantive Bridge Online. Dies schafft eine "Brücke" zwischen der Cloud von Invantive und dem Standard OData-Connector der in jeder Version von Power Query verfügbar ist. Sie müssen nichts lokal installieren: keinen Konnektor, keinen ado.NET Provider und auch kein Power Query Add-on.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Daten von Freshservice außerhalb von Invantive Cloud sicher zu nutzen:

1. Neben der Datenbank finden Sie einen orangefarbenen Text der Sie auffordert den Zugriff von Ihrem aktuellen Standort (IP-Adresse) aus zuzulassen. Wählen Sie diese orangefarbene Schaltfläche.

2. Wenn Sie die Daten über die Webversionen von Power Query verwenden möchten, müssen Sie die IP-Adressprüfung durch Eingabe eines Sternchens ("*") vollständig deaktivieren.

Sie können nun die Daten von Freshservice in Power Query importieren.

Konfigurieren Sie Power Query Konnektor für Freshservice

Sie werden nun Power Query Daten von Freshservice über die hergestellte Verbindung einholen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Starten Sie Microsoft Power Query und klicken Sie auf "Daten abrufen".

2. OData Feed auswählen

3. Geben Sie die Bridge Online-URL der Datenbank Freshservice in das Fenster ein. Wählen Sie die OK-Schaltfläche.

4. Manchmal akzeptiert Power Query die URL nicht und ein gelbes Warnzeichen erscheint. Wenn dies der Fall ist: fügen Sie ein "/" am Ende der URL hinzu und entfernen Sie es wieder. Wählen Sie die OK-Schaltfläche.

5. Eine Meldung über die fehlende Authentifizierung wird angezeigt, wenn Sie Ihre Anmeldedaten nicht zuvor in Power Query gespeichert haben.

6. Wählen Sie "Basic" auf der linken Seite.

7. Geben Sie den Benutzernamen für Invantive Cloud ein.

8. Geben Sie das Kennwort ein das Sie für Invantive Cloud festgelegt haben.

9. Sie müssen den "Scope" im Menü "Welche Ebene wählen" nicht ändern, es sei denn Sie haben besondere Gründe.

10. Wählen Sie die OK-Schaltfläche.

Sie müssen diese Schritte zur Verknüpfung von Freshservice mit Power Query nur einmal durchführen. Von nun an finden Sie die verknüpfte Datenquelle in Power Query unter "Letzte Quellen" im Menü.

Daten in Power Query aus Freshservice laden

Es erscheint eine Liste von Freshservice Tabellen zur Verwendung in Ihrem Dashboard. Sie finden diese Tabellen und ihre Bedeutung auf documentation.invantive.com. Eine begrenzte Anzahl von Tabellen aus der Freshservice Dokumentation von Invantive sind von Power Query aus nicht sichtbar da sie Parameter haben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus um Daten in Ihr Dashboard zu laden:

1. Wählen Sie im Navigator die Tabelle aus die Sie verwenden möchten. Sie können auch mehrere Tabellen auf einmal auswählen.

2. Eine Vorschau der Daten aus Freshservice wird rechts angezeigt wenn Sie eine Tabelle auswählen.

3. Wählen Sie die OK-Schaltfläche.

4. Alle Daten aus allen ausgewählten Tabellen werden direkt vom Konnektor in Power Query geladen.

5. Das Laden kann je nach Datenmenge kurz oder lang dauern. Beim ersten Mal dauert es auf jeden Fall deutlich länger da sich die Daten noch nicht im "Cache" befinden.

6. Fortgeschrittene Power Query Benutzer können die Schaltfläche "Transformieren" verwenden um die Ladegeschwindigkeit von Power Query durch Anwendung von Filtern zu erhöhen.

Die Freshservice-Verbindung speichert die Daten im Cache. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Power Query, insbesondere bei der Entwicklung von Dashboards, ruft häufig dieselben Daten erneut ab. Dieser Cache sorgt für eine spürbare Beschleunigung. Die zwischengespeicherten Daten werden entsprechend der Dauer, die Sie für die virtuelle Freshservice Datenbank festgelegt haben, aktualisiert. Standardmäßig ist die Dauer auf 4 Stunden eingestellt; Sie erhalten also 4 Stunden lang die gleichen Daten über die Verbindung.

Erstellen eines Freshservice Dashboards

In Power Query sind die Daten nun zur Verwendung im Dashboard bereit.

Erstellen Sie nun Ihre Berichte oder Dashboards.

Klicken Sie auf "Aktualisieren" um die Freshservice Daten von Invantive Bridge Online zu aktualisieren.

Weitere Features

Nach einem ersten Erfolg mit neuen Erkenntnissen durch einen benutzerdefinierten Bericht oder eine Analyse zu Freshservice werden Sie mehrere Dashboards zu Ihren Freshservice-Daten erstellen. Es ist dann effizienter, Microsoft Data Flows zu verwenden, damit die Daten zwischen den verschiedenen Dashboards innerhalb der Online-Plattform Power Query geteilt werden.

Sie können auch andere Invantive-Konnektoren für einen Bericht oder eine Analyse verwenden. Hierfür können Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen. Alle Power Query Konnektoren von Invantive arbeiten identisch; nur die Registrierung der Datenbank hängt von der Datenquelle ab.

Schließlich können Sie mit Invantive Cloud auch Software in Form von kleinen Webanwendungen erstellen. Diese Software kann die Daten in Ihrer Datenbank nutzen.