Apps

Hoe verbind ik Power Query met Octopus?

Volg deze stappen om eenvoudig een koppeling te maken vanuit Power Query met Octopus. U heeft alleen kennis van Power Query, uw eigen bedrijf en de Octopus administratie nodig.

Octopus is financiële cloudsoftware. Octopus synchroniseert gegevens van een Java cliënt met de Octopus cloudopslag. Octopus wordt vooral gebruikt door boekhoudfirma's in België.

Er is geen technische kennis nodig of kennis van de Octopus API's om te koppelen met Power Query. Dit stappenplan vertelt u precies welke stappen u moet doorlopen op Invantive Cloud om uw eigen dashboard te kunnen maken met gegevens uit Octopus.

De stappen om Power Query te verbinden met Octopus zijn:

  1. Registreer een Invantive Cloud-account.
  2. Maak een Octopus database.
  3. Maak de Octopus database beschikbaar via de Microsoft OData connector.
  4. Koppel Power Query met Octopus via de connector.
  5. Laad data vanuit Octopus in Power Query.
  6. Bouw uw dashboard.

Invantive Cloud biedt een Octopus connector om gegevens vanuit Octopus te downloaden in Power Query, maar er zijn nog ruim 70 andere connectoren beschikbaar ook voor SQL, Power BI, Power Query of Azure Data Factory.

Met de Octopus connector voor Power Query haalt u standaard de gegevens op uit alle gekoppelde Octopus administraties in uw dashboard. U kunt het aantal administraties dat opgehaald wordt beperken via de Database instellingen. Zo kunt u de connector voor Octopus ook beperken tot de gegevens uit precies één Octopus administratie. Uiteraard kunt u de data ook filteren op administratie via een filterstap in Power Query.

Als u vragen heeft, neem dan contact op met Invantive via het e-mailadres , telefonisch via . Of kijk op de forums voor Octopus. Elke organisatie heeft recht op 1 uur gratis training om u op weg te helpen. Dit gratis uur geldt ook voor gratis abonnementen.

Registratie op Invantive Cloud

Sla deze stap over als u al een account heeft op Invantive Cloud. Voer anders één keer de volgende stappen uit om een account op Invantive Cloud te registreren:

  1. itgen_cloud_to_to_ic_start_page_par1 (/)

  2. Selecteer de Aanmelden-knop.

  3. Selecteer de Inschrijven-knop.

  4. Vul uw e-mailadres in.

  5. Selecteer de Volgende-knop.

  6. Vul uw persoonlijke gegevens in.

  7. Selecteer de Volgende-knop.

  8. Voer uw wachtwoord in en herhaal het ingevoerde wachtwoord.

  9. Selecteer de Volgende-knop.

  10. U ontvangt binnen 2 minuten per e-mail een verificatiecode van zes cijfers.

  11. Voer de zescijferige verificatiecode in.

  12. Selecteer de Inschrijven-knop.

  13. Meld u nu aan.

  14. Zorg dat u op uw telefoon een authenticatie-app hebt geinstalleerd. Selecteer de Volgende-knop.

  15. Voeg de getoonde QR-code toe aan de authenticatie-app, vul de huidige verificatiecode in en kies "Afronden".

  16. Sla registratie van de organisatie over.

  17. Completeer uw persoonlijke gegevens en kies "Opslaan".

  18. Ga naar het dashboard.

  19. Het Invantive Cloud dashboard wordt getoond.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de verbinding met Octopus en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

Aanmaken virtuele Octopus database

In deze stap gaan we een virtuele database met gegevens uit Octopus instellen. De database is "virtueel" omdat het geen traditionele database is, maar real-time gevoed wordt uit Octopus. De database wordt gebruikt voor al uw Octopus rapportages met Power Query. U hoeft deze stappen dus maar 1x uit te voeren.

U heeft nu een aanmeldcode op Invantive Cloud waarmee u de verbinding met {0} en tal van andere platformen kunt opzetten. Uw gebruikt dezelfde Invantive aanmeldcode en workflow voor alle andere platformen.

  1. Kies de Database toevoegen-knop.

  2. Selecteer Octopus uit de lijst.

  3. Vul het formulier in met aanmeldgegevens voor Octopus.

  4. Selecteer de OK-knop.

Gefeliciteerd! U kunt nu binnen de Invantive Cloud website gegevens uit Octopus verwerken. Dat kan bijvoorbeeld met de interactieve SQL editor.

Selecteer Octopus uit de lijst.

Om de gegevens vanuit Power Query te kunnen ophalen maken we een koppeling via Invantive Bridge Online. Deze slaat een "brug" tussen de cloud van Invantive en de standaard OData-connector die in elke versie van Power Query beschikbaar is. U hoeft dus lokaal niks te installeren: geen connector, geen ado.NET provider en ook geen Power Query add-on.

Voer de volgende stappen uit om de gegevens uit Octopus op een veilige wijze ook buiten Invantive Cloud te kunnen gebruiken:

  1. Naast de virtuele database vindt u een oranje tekst met het verzoek om toegang te verlenen vanaf uw huidige locatie (IP-adres). Selecteer de nabijgelegen oranje knop.

  2. Als u de gegevens via de web versies van Power Query wilt gebruiken, dan moet u de controle op IP-adres volledig uitschakelen door een sterretje ("*") in te voeren.

U bent nu klaar om de Octopus gegevens te downloaden in Power Query.

Power Query connector instellen voor Octopus

U gaat nu in Power Query de gegevens binnenhalen uit Octopus via de gelegde koppeling.

Voer de volgende stappen uit:

  1. Start Microsoft Power Query en klik op "Haal Data".

  2. Kies "OData Feed".

  3. Voer in het venster de Bridge Online URL van de virtuele Octopus database in. Selecteer de OK-knop.

  4. Soms accepteert Power Query de URL niet en verschijnt er een geel waarschuwingsteken. Voeg dan een '/' aan het einde van de URL toe en verwijder het weer. Selecteer de OK-knop.

  5. Een melding over ontbrekende authenticatie zal verschijnen als u uw aanmeldgegevens niet eerder hebt vastgelegd in Power Query.

  6. Selecteer het tab "Basis" aan de linkerkant.

  7. Voer de gebruikersnaam in voor Invantive Cloud.

  8. Voer het wachtwoord in dat u heeft ingesteld voor Invantive Cloud.

  9. De "scope" bij het menu "Kies welk niveau" hoeft u niet te wijzigen tenzij u specifieke redenen heeft.

  10. Selecteer de OK-knop.

Deze stappen voor het koppelen van Octopus met Power Query hoeft u maar 1x uit te voeren. Vanaf nu vindt u de koppeling terug in Power Query onder "Recente bronnen" in het menu.

Gegevens laden in Power Query van Octopus

Een lijst van Octopus tabellen verschijnt voor gebruik in uw dashboard. U kunt deze tabellen en hun betekenis ook doorzoekbaar terugvinden op documentation.invantive.com. Een beperkt aantal tabellen uit de Octopus documentatie van Invantive zijn niet zichtbaar vanuit Power Query omdat ze parameters hebben.

Voer de volgende stappen uit om data te laden in uw dashboard:

  1. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken in de Navigator. U kunt ook meerdere tabellen tegelijk kiezen.

  2. Een preview van de gevens vanuit Octopus verschijnt rechts als u een tabel selecteert.

  3. Selecteer de OK-knop.

  4. Alle gegevens van alle geselecteerde tabellen worden direct door de connector in Power Query geladen.

  5. Het laden kan afhankelijk van de hoeveelheid data kort of lang duren. De eerste keer duurt het sowieso aanmerkelijk langer omdat de gegevens dan nog niet in de "cache" staan.

  6. Gevorderde Power Query gebruikers kunnen met de "Transformatie"-knop de laadsnelheid vanuit Power Query verhogen door filters toe te passen.

De Octopus koppeling zal de gegevens in een cache plaatsen. Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen. Power Query haalt vooral tijdens het ontwikkelen van dashboards vaak dezelfde gegevens opnieuw op. Deze cache zorgt voor een merkbare versnelling. De gegevens in de cache worden opnieuw aangeboden volgens de duur die u bij de virtuele Power Query database heeft ingesteld. Standaard staat de duur op 4 uur; u krijgt dus 4 uur lang dezelfde gegevens binnen via de koppeling.

Octopus Dashboard Bouwen

In Power Query staan nu de gegevens klaar voor gebruik in het dashboard.

Bouw nu uw rapporten of dashboards.

Klik op "Vernieuwen" om de Octopus gegevens van Invantive Bridge Online te vernieuwen.

Andere mogelijkheden

Na een eerste succes met nieuwe inzichten door een eigen rapportage of analyse op Octopus, gaat u meerdere dashboards maken op uw Octopus gegevens. Het is dan efficienter om gebruik te maken van Microsoft data flows zodat de gegevens tussen de verschillende dashboards gedeeld worden binnen het online Power Query platform.

Ook gaat u misschien andere Invantive connectoren gebruiken voor een rapportage of analyse. U kunt hiervoor de boven beschreven stappen volgen. Alle Power Query connectoren van Invantive werken identiek; alleen de registratie van de virtuele database is afhankelijk van de databron.

Tenslotte kunt u met Invantive Cloud ook software bouwen in de vorm van kleine webapplicaties. Deze software kan de data in uw database gebruiken.